3) Подготовка приказов по командировкам сотрудников.

4) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись главному врачу.

5) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

6) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции организационного сектора:

1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с главным врачом планерках.

5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

7) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

8) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

9) Ежедневное составление совместно с ректором плана его главным врачом на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у главного врача может пролежать неограниченное время или потеряться.

В ДП №1 есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рис.1).

Рисунок 1. Документооборот в ДП №1

В результате просмотра журнала регистрации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1

Анализ структуры документооборота

В ДП №1 много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

- Бухгалтерия;

- Административный отдел;

- Лечебно-диагностические отделения

- Центр реабилитационной терапии.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2).

Таблица 2

Группировка видов документов по подразделениям