СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

1.1 ПОНЯТИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

1.2 ПРОБЛЕМЫ ОПТИМАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

1.3 ПРИНЦИП ПАРЕТО

1.4 ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА

1.5 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ

2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ

2.1 ПЛАНИРОВАНИЕ

2.2 ОПТИМАЛЬНЫЙ РИТМ РАБОТЫ

2.3 ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Время летит стрелой,

хотя минуты ползут.

Ф. Мендельсон

Есть важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс – время.

Как часто доводилось наблюдать, что люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни совершенно несравнимых успехов лишь только потому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс – время, а у других время расходуется бездарно.

Как видно, не случайно многие великие люди (Наполеон, например) спали по 4 часа в сутки – они понимали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса.

Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня… Слова «текучка заела!» - одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

«Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать».

Высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания. Планирование рабочего дня является хорошим приемом для повышения производительности труда.

В настоящее время существует много рекомендаций по планированию рабочего дня в общем и относящихся к отельным профессиям в частности.

Рассмотрим рекомендации по планированию рабочего дня в общем и

планированию рабочего дня секретаря. 1.ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

1.1 ПОНЯТИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого на производство или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда.

Неотработанное время подразделяется на не использованное по уважительным причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин – потери рабочего времени (прогулы, простои и др.).

В целом расписание работы характеризуется устойчивостью.

Однако в настоящее время значительный интерес представляют новые типы рабочего графика: гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость. Под гибким рабочим графиком понимается расписание работы, при котором работник может выбрать время прихода-ухода в пределах, устанавливаемых руководством. Сжатая рабочая неделя представляет собой график работы, в котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Так, обычное число часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по десять часов ежедневно) или за три для (по двенадцать часов ежедневно). Частичная занятость (частичный найм) – это работа с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени.

1.2 проблемы оптимального использования рабочего времени

можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:

1. малая степень делегирования ответственности;

2. неверно избранные приоритеты;

3. слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.

1.3 ПРИНЦИП ПАРЕТО

В.Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя.

1.4 ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА

Этот принцип очень важен для определения значимости задач. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (рис. 1).

А – задачи: очень важные и срочные – выполнять немедленно.

В – задачи: важные, несрочные – определить, в какие сроки их следует выполнять.

С – задачи: менее важные, но срочные – делегировать.

Важность

Срочность

Рисунок 1. Распределение приоритетов решения задач

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

1.5 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

1. поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);

2. изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

3. установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

4. на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.);

5. внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

6. попытаться сократить список работ.

Рекомендуется:

1. не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;