Для большинства средних предприятий типично наличие сетевой программы автоматизации бухгалтерии на 5-10 мест, работающих в режимах файл-север или клиент-сервер. На таких предприятиях бухгалтерский учет часто ведется по участкам бухучета. Бухгалтерам таких предприятий можно порекомендовать следующие бухгалтерские программы: БЭСТ-4, ФинЭко, ABACUS, Парус-4, Компас+SQL, 1С: Предприятие, ТурбоБухгалтер, ПК Суперменеджер и другие.

Организацию бухучета на крупных предприятиях отличает использование таких платформ (СУБД) как SQL, ORACLE, ATLANTIS и других. Необходимости вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в составе холдинга. А также возможностью настройки бухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. Среди таких систем можно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас + Oracle, ЛокОФФИС, ТБ.

Корпоративная информационная система (КИС) - это масштабируемая интегрированная. Она предназначена для бухгалтерского и оперативного учета, контроля, анализа и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий и должна иметь гибко настраиваемую бизнес-логику, что позволяет настраивать систему на работу в самых различных областях предприятия. К таким системам относятся разработки фирм: Галактика, Парус, Бизнес-Консоль, АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт, Информконтакт, Инфософт и другие.

Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:

- отражение хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских проводок с возможностью ведения аналитического учета;

- ведение учета от первичных документов с возможностью использования типовых операций;

- аналитический и синтетический бухгалтерский учет движения денежных средств и материальных ценностей по любым счетам;

- консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям;

- учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров, материалов, расчет амортизации ОС и НМА;

- ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;

- финансовый анализ и моделирование баланса;

- ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и забалансовых счетов;

- параллельное ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и валюте, расчет курсовой и суммовой разницы;

- учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт данных в Главную книгу;

- возможность просмотра реестра проводок документов-оснований;

- автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе первичных документов;

- автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам;

- возможность ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетный период;

- гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списков объектов модуля;

- формирование основных бухгалтерских отчетов;

- формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.

- дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета:

- экспорт данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получение информации в графическом виде.

1.2. Характеристика процесса автоматизации бухгалтерского учета.

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи. Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные средства.

Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

6. Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки. Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.