Другие работники, относящиеся к служащим, осуществляют подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание (кассиры, контролеры, табельщики, делопроизводители, учетчики).

Показатели численности и состава персонала по указанным группам и категориям регламентируется (определяются) в соответствии с Инструкцией по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих.

Общее количество работающих данного предприятия или объединения, которое значится в списках на заработную плату (оплату труда), называется его списочной численностью.

В списочный состав включаются:

фактически явившиеся на работу;

находящиеся в служебных командировках; не явившиеся на работу по болезни, оправданной больничным листом;

принятые на работу на неполный рабочий день или неполную неделю;

работающие на дому по договору;

студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением зарплаты;

получившие отгул за работу в выходные и праздничные дни;

имеющие выходной день по графику работы предприятия;

находящиеся в отпуске по беременности и родам;

другие категории работников.

В списочный состав не включаются работники, временно привлекаемые к выполнению отдельных работ по трудовым договорам.

Для отчета вычисляется среднесписочная численность работников за отчетный месяц: складываются цифры численности работников за каждый день месяца, включая нерабочие (выходные) дни, и эта цифра делится на число календарных дней отчетного месяца.

Расчет среднесписочной численности подчиняется определенному порядку в соответствии с принятыми документами, например, в этот расчет не включаются женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за детьми до трех лет

Оперативный учет личного состава возложен на кадровую службу или лиц, на это уполномоченных, которые оформляют прием, переводы и увольнения работающих.

Основанием для приема на работу являются:

приказ руководителя фирмы о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу ;

контракт, в котором оговариваются условия труда, оплаты труда, отдыха и особые факторы.

При этом контракт не должен нарушать права работника, указанные в КЗоТе. Например, если в КЗоТе записано, что длительность рабочей недели в стране составляет 40 часов в неделю, в контракте не может быть оговорена более длинная неделя!

Для первичного учета численности персонала предприятия документами-основаниями также являются:

приказ о переводе на другую работу;

прекращение трудового договора;

личная карточка в отделе кадров;

записка о предоставлении отпуска;

табель учета использования рабочего времени.

Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия, присваивает каждому работнику, принятому на предприятие, табельный номер, по которому он числится в табеле учета рабочего времени и во всех документах на зарплату.

Впервые поступившему на предприятие выдается трудовая книжка, хранящаяся до его увольнения в отделе кадров. На каждого работника в отделе кадров заводится личная карточка, в которой указываются все сведения о работнике (образование, состав семьи, профессии, которыми он владеет, факты повышения квалификации и т.д.).

Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет лицевой счет, в котором указывается необходимая информация:

фамилия, имя, отчество;

цех, отдел предприятия;

категория персонала;

табельный номер работника;

состав семьи работника, в том числе количество детей и иждивенцев (для расчета налогов и определения льгот);

дата поступления на фирму;

если работник является пенсионером, то указывается вид, срок и сумма получаемой пенсии.

Лицевой счет заполняется в течении года, если происходят изменения. Далее в нем отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены; исходя из них исчисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листам и т.д.

На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет.

Руководитель фирмы приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу сроком на 1 день и более (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

.

2.2. Учет рабочего времени.

На каждом предприятии установлен определенный трудовой режим. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета ( форма Т-12). Он предполагает наблюдение за приходом на работу и уходом с нее, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени, своевременное составление отчетности о наличие и движении работников, использовании рабочего времени и состоянии трудовой дисциплины. Табель представляет собой перекрестную таблицу, где по горизонтали заполняются дни месяца, а по вертикали заполняется список фамилий работников.

Отметим, что форма Т-12 предназначена только для учета рабочего времени, и никаких расчетов в ней не производится. Количество часов, отработанных работником в день, проставляется числом (например,10). Невыход на работу без уважительных причин является прогулом( ставится ноль часов работы).

Табельный учет может осуществляться одним из следующих способах: посредством металлических жетонов и табельной доски с обозначенными номерами работающих, пропусков, специальных табельных карточек и контрольных часов, контрольно-пропускных устройств. Для контроля за приходом и уходом работающих на одних предприятиях используются средства механизации и автоматической регистрации данных ( например, электронно-вычислительные машины, контрольные часы), на других- учет ведется на рабочих местах бригадирами, сменными мастерами, начальниками цехов и отделов, заполняющими рапорта о выходе на работу или табеля учета использования рабочего времени.

Табель представляет собой именной список работников бригады, смены, цеха (отдела). В нем указываются табельный номер работника, фамилия, имя и отчество, количество отработанных часов, в том числе ночных, выходные дни, неявки на работу (по болезни, в связи с командировкой, отпуском, выполнением государственных и общественных обязанностей). Учет явок и использования рабочего времени осуществляется методом сплошной регистрации или по отклонениям, т.е. отметкой только неявок, опозданий, сверхурочных часов, прогулов и т.п. При этом делаются цифровые и буквенные отметки: часы явок отмечаются цифрами или точками (при табельном учете по отклонениям), а неявки- буквами: «Б» (болезнь), «О» (очередные и дополнительные отпуска), «К» (командировки), «В» ( выходные и праздничные дни ), «Р» (отпуск в связи с родами) и т.д. Если на предприятии (объединении) применяется авансирование работников по оплате труда, то табель заполняется дважды: за первую половину месяца для начисления и за весь месяц.

Для работников с повременной или повременно-премиальной оплатой труда на оборотной стороне табеля производится расчет заработной платы (для персонала отделов и служб заводоуправления: руководителей, специалистов, служащих и других работников, относящихся к служащим).