Так как я вплотную коснулся понятия “документ”, то будет упущением, если я не опишу, какие функции выполняет документ.

Документ обладает определенными функциями. Это есть его целевое назначение, органически присущее только ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

При изучении этих функций появляется возможность:

1. Уяснить подлинную цель создания документа и заключающейся в нем информации;

2. Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

3. Провести более четкую научную классификацию документа;

4. Сформулировать определенные требования к их организации, содержанию и форме и к технологии обработки;

5. подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и отчасти управления.

Нет документов, несущих только одну функцию. Критерием классификации функций является специфика содержания документа, которая, в свою очередь, определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции.

Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

Немного более подробно об этих функциях.

Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определения содержания информационной функции. Особенность ее в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксирования информации - причина появления любого из них.

Все остальные функции документа в принципе можно назвать как различные аспекты, составные части, модификации именно этой основополагающей функции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретация содержащейся в документе информации.

Важной информацией, которую содержит документ, является социальная - это информация о процессах, происходящих в обществе. Она состоит в закреплении, сохранении и передаче именно социальной информации. Может содержаться в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее в результате анализа, с помощью применения специальных методов и приемов исследования.

Можно сказать, что социальная функция документа - это в той или иной степени отражение в нем деятельности места и роли данного человека в данном обществе.

Тесно связана с информацией коммуникативная функция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информации, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя, ярко выраженная специфика, а именно передача информации во времени и пространстве. По содержанию она есть функция организации и поддержки информационной связи между членами общества и между разными частями общественной м государственной организации.

Одна из важных функций документа - культурная. В данной функции он выступает в роли средства закрепления и передачи культурных традиций. Культурная функция наиболее эффективно выполняет комплекс документов.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.

Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существует два вида категорий документов, наделенных правовой функцией:

1. Изначально обладающих ею;

2. Приобретающие их на время.

К первой категории относятся документы устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.

Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, арбитраже и органах управления.

По моим представлениям, любой документ может выступать в качестве доказательства и соответственно быть наделенным правовой функцией.

Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации. Она есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Еще в древности документы в ответ на (приобретение) потребность в учете земли, урожая, скота, населения, долгов и т. д. Со временем роль учета возросла, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением.

А вот роль как исторического источника документа, нет необходимости объяснять само слово “история” (говорит) дает понять.

Также хотелось отметить о реквизитах документа. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называют реквизитами. К ним относятся - наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и другие не менее значительные элементы. Разные документы состоят из разных реквизитов. Число их характеризующих документ определяется целевым назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Кроме реквизитов документ могут охарактеризовать следующие особенности, как оригинальность и подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, ее качество, цвет, способ изготовления и другие атрибуты документа.

Есть документы, для которых число реквизитов строго ограничено. Особенно это касается финансово-торговых операций и документов, характеризующих личность установленную законодательством.

Каждый документ имеет своего автора. Автором может выступать учреждение или юридические и физические лица и государство.

“Торговые отношения”

Подходя к вопросу о возникновении торговых отношений, наибольшее внимание следует такому элементу как “товар”.

Основой всех торговых отношений, можно сказать, был и является товар. Люди взаимодействовали друг с другом на рынке по поводу обмена товара, но еще и продажи также нельзя упускать и такой значительный элемент всех торговых взаимоотношений, как “выгода”.

Углубимся немного в историю, когда и на каком этапе произошли значительные сдвиги в развитии торговых отношений во времена перехода от рабского повиновения к самосознательному труду. Так, возникновение товара способствовало разделение труда. Люди стали заниматься в соответствии с интересами и способностями к той или иной профессии. В результате человек специализировался и производил строго определенный продукт труда. Но человеку необходимо удовлетворять свои потребности, примером может служить пирамида известного экономиста Маслоу. Также можно углубиться в маркетинг и подойти с точки зрения поиска путей удовлетворения потребностей людей.