Важным видом деятельности в период выбора каналов сбыта и контрагентов является реализация планов коммерческой деятельности на внешних рынках, осуществляемых в крупных отечественных внешнеторговых организациях, а также ив зарубежных фирмах, компаниях, поставляющих экспортную продукцию.

Подготовка коммерческих предложений и запросов.

На самом начальном этапе продавец должен направить коммерческое предложение (оферту) нескольким заинтересованным в его товаре иностранным импортерам. Можно отправить оферту только одному покупателю, но так поступают только по отношению к надежному многолетнему партнеру. И, как правило, такому клиенту обычно направляют проформу контракта, являющуюся результатом уже имеющихся предварительных договоренностей.

Коммерческие предложения о продаже товаров, услуг обычно излагаются в следующих формах: устно при личной встрече или по телефону, затем предложения подтверждаются записками, телексами, письмами; в деловых письмах, комплектах коммерческих и технических условий, в проектах контрактов.

Оферта излагается кратко, четко, ясно, без двусмысленных толкований и неясностей. Во внешней торговле применяются два вида оферты: твердую и свободную. Вид указывается в документах.

Импортер может дать ответ на оферту направлением импортного запроса или коммерческого письма с уточняющими вопросами, предлагая их включить в предыдущую редакцию оферты. Готовясь к будущим переговорам, импортер в запросах не должен указывать величину цены, а может только сослаться на метод определения цены с выдвижением идей о возможных скидках с прейскурантных цен. Наряду с запросами импортер может использовать такой способ установления контакта с экспортером, как изучение условий заказа, поступившего от покупателя. Результатом изучения может стать или подтверждение его, или отклонение. Как правило, практикуется первоочередная выдача заказов постоянным контрагентам.

Возможно также использование прямых контактов между покупателем и продавцом в форме проведения переговоров и заключения контракта в случае острой необходимости покупателя в товаре экспортера, при реализации поставки с целью исполнения межправительственного договора или связи с уникальными возможностями экспортера в производстве редкого, необходимого стране покупателя, оборудования.

Во внешнеторговой деятельности применяются разные способы заключения контрактов купли-продажи:

1. Подписание контракта всеми участвующими в нем контрагентами. Чаще всего контрагентов бывает два, но иногда участниками международной торговой сделки могут оказаться три стороны и более. Им необходимо подписать либо единый документ, либо несколько двусторонних контрактов со ссылкой в тексте каждого из них на взаимодействие с другим контрагентом.

2. Акцепт импортеров твердой оферты экспортера.

3. Акцепт экспортеров контроферты импортера.

4. Подтверждение экспортером заказа, сделанного импортером.

5. Обмен письмами в подтверждение достигнутой ранее личной договоренности между экспортерами и импортерами.

Особенности проведения деловых переговоров.

Наиболее кропотливым следует считать способ заключения контракта купли - продажи путем подписания его контрагентами после проведения переговоров, позволяющих уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.

Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового контракта позволят добиться максимально возможного экономического результата.

Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

¨ любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;

¨ даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

При подготовке к проведению переговоров необходимо квалифицированно разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.

Весьма желательно иметь информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, сидящих на противоположной стороне стола; знать особенности их характера, личные наклонности хобби.

До ведения переговоров необходимо подготовить узловые вопросы и наметить того, кто и в какое время их задаст.

Следующим важным ходом будет продумывание вопросов, которые может задать контрагент, и осмысление вариантов ответов на них.

Все документы, справки, материалы должны быть систематизированы и разложены в определенном порядке для того, чтобы в нужный момент они мгновенно оказались под рукой.

Переговоры по назначению бывают двух видов:

n направленные на выяснение, уточнение общих условий возможной сделки;

n предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.

И в том и в другом случае перед их проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах. Весьма важно назначить правильно секретаря; им должен быть грамотный, владеющий проблемами специалист, а не только секретарша стенографистка, которая может не обратить внимание на малозаметные, на первый взгляд, детали, имеющие в будущем важное значение для контракта.

К общим правилам международных встреч при подписании договора относятся следующие:

¨ нельзя опаздывать на переговоры. Тем более, что они могут быть перенесены или вообще не состояться;

¨ при размещении за столом важно обеспечить достаточно мета и удобств для сумок и портфелей;

¨ всегда надо записывать фамилию контрагента, так как запомнить все трудно. Свою фамилию нужно произносить чаще (необязательно самому - это могут сделать и коллеги по переговорам), чтобы ее легче изучил контрагент.

¨ для создания непринужденной атмосферы, выяснения общих интересов в предварительной беседе можно вести разговор на общие темы: (где вы бывали, что видели, с кем встречались?);

¨ вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушивать собеседника;

¨ в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы которых могут загнать в тупик, необходимо сказать: я посоветуюсь, извините не встречался, не знаком, обсудим завтра и т. д. С ответом спешить не в коем случае нельзя;

¨ мысли излагать надо кратко, четко. При длинных фразах более 14 слов - собеседник забывает начало и помнит только конец предложения, если оно сказано без остановки;

¨ необходимо внимательно следить за своими высказываниями, как бы оценивая их со стороны, и за тем, что предлагает контрагент;

¨ весьма желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно. Иногда можно и не показывать вида, что язык известен;

¨ в переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю, так как именно на него возложена полная ответственность за результаты работы.

Наряду с общими правилами имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров: необходимо отделять людей от проблем, поэтому надо направить усилия на опровержение доводов прежде всего, а не контрагента; всегда на общую программу переговоров посмотреть глазами партнера, тогда взаимопонимание легче достигнуть; быть коммуникабельным, уметь убеждать логикой, расчетами, фактами; уметь контролировать эмоции - свои и контрагента, что позволит вовремя избежать накала страстей.