При повышении объемов закупок необходимо стремиться к развитию таких сделок, как получение товаров розничной торговлей по указанию оптовой торговли (транзитом). При такой закупке товары заказываются оптовой торговлей, поставка осуществляется непосредственно розничной торговле. Оформление счетов-фактур происходит через оптовую торговлю.

Эта форма имеет то преимущество, что в результате объединения предприятий розничной торговли для закупок улучшаются условия закупки, а путь следования товаров при прямой поставке упрощается.

Следующая форма сотрудничества между оптовой торговлей и производителем – это товарная политика. Оптовая торговля в системе сбыта стоит ближе к потребителю и через розничную торговлю имеет гораздо более тесные контакты с рынком, чем производитель. Этот рыночный «ноу-хау» может представлять интерес для производителей при разработке новой продукции или приспособлений имеющейся продукции к требованиям рынка. Оптовая торговля может, например, дать импульс с точки зрения качества, упаковки, или также маркировки какого-либо продукта. На основе систематического исследования рынка может быть получена информация, имеющая большую ценность и для предприятия оптовой торговли.

На основе плодотворного сотрудничества в этой области оптовая торговля может привязать к себе производителя на длительный период, поскольку последний зависит от информации из этого источника.

Крупные предприятия могут также дать по собственной инициативе поручение производителю на производство какого-либо продукта с точно определенными свойствами. Эти товары, как правило, продаются под торговой маркой предприятия торговли.

Первым инструментом привязки производителя к оптовой торговле является проведение предприятием оптовой торговли мероприятий по содействию рекламе и продаже. Это может происходить, скажем, в рамках особых информационных мероприятий или рекламы. Так, их целью может быть поддержка при проникновении на рынок или введение новых продуктов на рынок. 10

При этом оптовая торговля может приготовить на своем предприятии мощности для фасовки и освободить производителя от этой работы (например, упаковка муки в расфасовке, удобной для домашнего хозяйства).

Привязка производителя к оптовой торговле может происходить путем кооперации вплоть до переплетения капитала обоих предприятий. Возможно участие предприятия оптовой торговли в предприятии-производителе и наоборот или обмен капиталами и паями.

Таким образом, возникает взаимная заинтересованность в успехе коммерческого партнера. Предпринимаются попытки найти оптимальное решение.

Описание инструментов политики закупок ясно показывает, что речь идет не об изолированных элементах. Их взаимосвязь является основой того, что эти инструменты редко используются изолированно, а большей частью применятся их комбинацией. Путем их соединения можно достичь большего результата, чем можно было бы ожидать при простом суммировании воздействия отдельных инструментов. Какова должна быть комбинация для достижения оптимального результата в каждом отдельном случае, в общем и целом сказать нельзя, поскольку в каждом случае преследуются различные цели. Вдобавок с течением времени меняется влияние факторов среды, что делает необходимым текущий критический контроль используемого инструмента на каждом предприятии.

В заключении необходимо сказать, что очень важны личные контакты между коммерческими партнерами. При долгосрочном сотрудничестве необходимо создание отношений доверия.

Когда достигнуто принципиальное соглашение между производителем и потребителем по поводу сотрудничества, следует наиболее жесткий и наиболее трудный момент в маркетинге закупок: переговоры по поводу условий договора.

Здесь необходимо обговаривать конкретные условия и способы платежа, на основе которых будут осуществляться поставки.

Следует рассмотреть две возможности.

Долгосрочная привязка поставщика в форме периодических поставок в рамках основного договора – это первая возможность. Обе стороны выражают волю к долгосрочному сотрудничеству и определяют рамки и условия этого сотрудничества. В первую очередь это касается цен и условий поставок. Каждый участник договора принимает на себя определенные права и обязанности, которые необходимо выполнить. В рамках договоренностей об условиях проводятся отдельные поставки, которые могут осуществляться уже без крупных отдельных соглашений и отдельных договоров.

В результате привычности отдельных отношений возникают эффекты рационализации, ведущие к меньшим издержкам при закупках. Кроме того, гарантируются постоянные контакты с покупателями на основе стабильных связей.

Следует отметить, что соглашения такого рода имеют и недостатки. Здесь сужаются сфера принятия решений и гибкость предприятия оптовой торговли.

В зависимости от обстоятельств в рамках договора возможно в отдельных соглашениях обговорить особые условия (например, для особенно больших объемов закупок или при проведении рекламных акций).

Второй формой поручения являются отдельные сделки (от случая к случаю). В этом случае обговаривается и заключается договор по конкретной поставке. В этом договоре обговариваются, как правило, все частности.

Большей гибкости в данном случае в качестве недостатка обычно противопоставляются худшие условия закупок, а также проблематичность регулярного и долгосрочного доступа к товарам.

В ситуации дефицитной экономики и недостатка товаров именно надежность закупок должна иметь приоритет для оптовой торговли. Целью менеджмента торговли, поэтому, должно стать заключение долгосрочных основных договоров с поставщиками, которые гарантируют надежное распоряжение товарами.

Размещение заказов

Размещение заказов завершает процесс закупок. После предварительного определения условий речь идет о формальном акте конкретного заказа товара.

При уже имеющихся отношениях по поставкам особенно важно, чтобы имелись простые, быстрые методы, позволяющие без осложнений осуществлять сделки, например, факс или телефон.

Контроль за поступлением товаров

После размещения заказа происходит поставка товаров предприятию оптовой торговли. При этом контроль за поступлением товаров должен гарантировать своевременное осуществление поставок товара заказанного вида, в нужном количестве и соответствующего качества.

Отдельные шаги таковы. Сначала прием товара, который должен быть проверен на соответствие по количеству и качеству. Поставленный заказ должен быть сопоставлен с заказом и данными в накладной. Возможные рекламации должны быть безотлагательно направлены поставщику.

Если поставка осуществлена корректно, то должен быть осуществлен платеж, если он не был произведен ранее.

При устойчивой валюте платеж, как правило, производится по истечении срока платежа.

Тщательное проведение контроля за поступлением товара является весьма сложной составной частью процесса закупок, поскольку на этой стадии производится контроль выполнения договора, или должна быть покрыта возможная недостача.