План-оглавление

Введение

Глава 1. Документационное обеспечение организации

1.1. Требование к бланкам документов

Глава 2. Организация работы с документами в организации

2.1. Организация документооборота

2.2. Порядок работы с внутренними документами

2.3. Утверждение документов

2.4. Регистрация и учет документов

2.5. Сдача дел в ведомственный архив

2.6. Порядок пользования документами из архива

Глава 3. Документирование организационно-

распорядительной деятельности

Глава 4. Современное деловое письмо

4.1. Деловое письмо в условиях унификации

4.2. Реквизиты делового письма

Глава 5. Обработка отправляемых документов

Заключение

Библиография

Приложение

Введение

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Выбор данной темы обосновывается тем, что в современном мире большую роль играют документы и, очень важно правильно организовать работу с ними.

Практически любая библиотека может предложить вам широкий выбор литературы по данной теме.

При написании данной работы я не встретила никаких трудностей.

Глава 1. Документационное обеспечение организации

Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще звучит, как «документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации, их фиксацию, оформление, организацию работ с документами, использование и хранение.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

За нарушение этих правил, должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать ГСДОУ (государственной системе документационного управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

1.1. Требование к бланкам документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа.

Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков документов:

Ø общий бланк;

Ø бланк письма;

Ø бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.

Бланки изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее, мм:

Ø 20 – левое;

Ø 10 – правое;

Ø 20 – верхнее;

Ø 10 – нижнее.

Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Ø наименование организации.

Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Ø код организации;

Ø наименование организации;

Ø справочные данные об организации.

Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают в себя реквизиты:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Ø код формы документа;

Ø наименование организации;

Ø наименование вида документа;

Ø место составления или издания документа.

Глава 2. Организация работы с документами в организации

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

2.1. Организация документооборота

Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.