Таблица 3.5

Исходные данные

При количестве клиентов 3 000, около 15 % задерживают платежи. Из них 10% - это неплательщики, которым достаточно письменного напоминания о наличии задолженности, 5% - это «злостные» неплательщики, в работе с которыми требуется звонок по телефону – это 300 и 150 клиентов ежемесячно.

При существующей системе требуется ((5+30)*150 + 10*300)/60=135,7 часов чистого рабочего времени, для выполнения этой работы.

При новой информационной системе потребуется ((30+0,1)*150+0,1*300))=75,75 чистого рабочего времени.

Производительность возрастет как минимум на 55%, даже без учета того, что из-за более быстрого и точного прохождения информации о платежах, напоминания будут идти более избирательно.

В конечном итоге, если принять, что платежи 10%*0,5+5%*0,8=9 % клиентов собираются после напоминания, то учитывая возросшую эффективность работы объем собираемых платежей можно увеличить как минимум на 3-4 %.

Системная карта будущего состояния Рис. 11

3.6. Меры по преодолению сопротивления нововведению

Проблема сопротивления

При внедрении любого нововведения менеджер сталкивается с сопротивление людей.

Лучшим решением по решению проблемы сопротивления будет создание мотивации. То есть необходимо со стороны руководства:

1. Обнаружить и показать неудовлетворенности текущим состоянием.

2. Обеспечить участие в нововведении.

3. Ввести систему поощрений.

4. Предоставить людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.

Рассмотрим, как можно использовать эти меры в нашей ситуации:

Þ Прежде всего, необходимо разъяснить сотрудникам, почему руководство недовольно текущим состоянием информационной системы в настоящее время и каким оно хочет его видеть в будущем. Подробно объяснить, почему принято решение создать новую систему собственными силами, а не какое-то иное решение. Лучше всего сделать это на общем собрании сотрудников фирмы, которое должно быть первым шагом к внедрению нововведения. Надо обнародовать цели и план развития, а так же разъяснить роль каждого сотрудника. Разъяснить, что будет проведена работа по обучению и заверить, что перемены не приведут к увольнению среди сотрудников. Это позволит уменьшить слухи, связанные с нововведением и как следствие снизить страх перед ним. Руководство должно обратиться к сотрудникам, с просьбой высказать свои мысли, идеи и пожелания. Заверить, что наиболее интересные будут отмечены и учтены в процессе проектирования и внедрения.

Þ Для вновь создающейся группы, ответственной за проект, требуются сотрудники в первую очередь их надо искать среди собственных сотрудников. Надо тщательно проанализировать имеющиеся кадры и предложить принять участие в проекте. Более всего это касается отдела прикладных программ и сотрудников работающих по сдельной форме оплаты. Необходимо объявить среди них свободный набор во вновь создаваемую группу. Отказ всегда должен быть четко мотивирован. Вероятно, потребуется и набор новых опытных программистов.

Þ Для избежания мифов о старых добрых временах надо регулярно информировать людей о ходе нововведения на собраниях, постоянно сравнивая новые результаты с предыдущими показателями. У людей должно быть ощущение движения вперед к общей цели.

Необходимо уделить дополнительное внимание корпоративным мероприятиям в этот период объявить какой-нибудь корпоративный конкурс или провести, например, футбольный матч между сотрудниками разных отделов. Это не потребует больших затрат, но напомнит людям, что все они составляющие одного целого.

Þ Переход на новую систему по возможности должен быть постепенным. Желательно по мере создания модулей системы тут же внедрять их на рабочих местах и обучать сотрудников работе с ними. По результатам обучения необходимо провести тестирование. То есть необходимо назначить одного из участников группы ответственным за обучение.

Проблема переходного периода.

Мероприятия по управлению переходным процессом:

1. Создание и расширение ясного представления о будущемсостоянии организации. Необходимо четко обрисовать цели создания общей информационной сети и разъяснить ее задачи. Лучше всего сделать это на общем собрании фирмы предшествующем началу нововведения. На нем необходимо сообщить сотрудникам о примерных сроках начала мероприятия и плане его проведения. Должна быть создана «папка для изучения», в которой каждый сотрудник может более подробно ознакомиться с планами переходного и будущего состояния, а также написать свое мнение.