Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
Рефераты >> Делопроизводство >> Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.

Схема 1. Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет

Операции

Общий отдел

Руко-водст-во

Ком-панией

Секретари структурных

подразделений

Руководство структрур-ных подразделе-ний

Испол-нители

1.Прием документов

       

2. Вскрытие

         

3. Сортировка

         

4.Регистрация

         

5.Передача на рассмотрение руководству

         

6.Рассмотрение руководством

         

7.Получение от руководства рассмотренных документов

         

8.Фиксация резолюции

         

9. Постановка на контроль

         

10. Передача в подразделение

         

11. Получение документа подразд-нием

         

12.Регистрация документов

         

13.Рассмотрение руководством подразделения

         

14. Фиксация результатов рассмотрения

         

15. Передача на исполнение

         

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]

В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

- порядковый номер документа, включающий номер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.


Страница: