Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экс­тренное.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, запис­ки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к опреде­ленному сроку.

2.2. Оптимальный ритм работы

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы

начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Полезно знать, что рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не забывайте поговорку "Понедельник - день тяжелый"! На языках народов других стран есть масса подобных изрече­ний. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов потом работоспособность постепенно снижается.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные.

Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

Система работы "запоем" несколько часов подряд без передышки, а затем такой же отдых - вредная и нелепая привычка! Должен быть оп­ределенный ритм с чередованием труда и отдыха. Ритмичная, размерен­ная работа не вызывает большой усталости, а отдача от нее более высо­кая.

Не стоит забывать об усталости глаз. При большом объеме работ с документами или на ПК глаза очень быстро устают. Неплохо снима­ет напряжение глаз специальная глазная гимнастика, глазные капли "Vizine" или таблетки "Strix", изготовленные из экстракта черники.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежеднев­ной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Не рекомендуется также браться за все дела сразу, так как невоз­можно сделать одновременно две работы одинаково хорошо, и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Важно также научиться вырабатывать в себе некий автоматизм действий: в обработке входящих и исхо­дящих документов, в работе на персональном компьютере, в исполне­нии других технических заданий.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большин­ство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком боль­шой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно - заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

2.3. Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий

день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и за­регистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного ре­шения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по испол­нителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендует­ся для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией вы­делять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке­ ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные изда­ния, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от сроч­ности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информа­ционно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают измене­ния, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30".

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12.Подшивка исполненных документов в дела.

13.Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам. 19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответст­вующие отделы о необходимости подготовки к проведению определен­ных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).