Технология регистрации документов
Рефераты >> Делопроизводство >> Технология регистрации документов

Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей федерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Реквизиты

Комментарий по заполнению

1

2

Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида документа

Автор (корреспондент)

При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации

Дата документа

В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа

Регистрационный номер документа

В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный документу организацией – автором документа

Дата поступления

Заполняется и переносится регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационного штампа

Индекс поступления

Заполняется и переносится регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационного штампа

Заголовок к тексту

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова

Резолюция

В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции

Срок исполнения

Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа

Отметка об исполнении документа

В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу

Дело

В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

9) Регистрация документов - ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Код организации», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Резолюция», «Подпись», «Отметка о поступлении документа в организацию».

Реквизит «Код организации» (04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографским способом.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (11) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Резолюция» (16) пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-ст):

А.В.Зайцевой

Н.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2000

Личная подпись

05.11.2000

Допускается оформление резолюции на отдельном листе – поручении. Однако такая форма нежелательна, так как может привести к потери резолюции либо к ее замене. Поручение подшивается в дело вместе с документом, но не прикрепляется к нему. При написании на документе второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Реквизит «Подпись» (21) включает в себя:

- наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе,


Страница: