- унифицированная система внешнеторговой документации.

- Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

2. Документооборот входящих документов

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Все поступающие по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте документы принимаются и регистрируются.

При получении документов:

- проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается;

- конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично»;

- проверяется наличие всех листов документа, наличие приложений. При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа;

- на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы:

1) дата получения документа (при необходимости часы и минуты);

2) валовый порядковый номер;

- рекомендуется также включать в штамп название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа ГТС, УЕЗТУ, ГКБ №3 и т.п.).

Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года.

Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и перерегистрируемые (рис. 1). Перерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним относятся:

- рекламные извещения, плакаты, листовки;

- прейскуранты (прайс– листы);

- поздравительные письма, телеграммы;

- приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;

- печатные издания (книги, журналы);

- пакеты с пометкой «Лично»;

- копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов;

- документы и информативные материалы, присланные для сведения.

Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.

Рис. 1. Схема документооборота «входящих».

В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь– референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной системы управления базами данных (СУБД), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации. Регистрируются документы, поступающие в организацию (входящие документы), отправляемые из нее (исходящие документы) и внутренние документы.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания руководителем организации (предприятия, фирмы и т.п.).

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2– 3), в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секретарем (секретарем– референтом) или работником службы делопроизводства.

Пример оформления журнала регистрации входящих документов

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Регистрация документов (пункт 7.1.) «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» утвержденной приказом Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 №68

1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.