1. Унифицированные системы управленческой документации. (5)

2. Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Должностной и численный состав служб. Должностные инструкции сотрудников служб. Инструкция по документационному обеспечению управления. (20)

3. Грузчик магазина «Универсам» Барсуков И.Н. нарушил трудовую дисциплину, т.к. явился на работу в нетрезвом состоянии. По вине Барсукова И.Н. был допущен простой машины с товарами. Магазин за простой машины заплатил штраф в размере 3 тыс. руб. экспедитор Гнездов Л.Н. допустил прогул без уважительных причин, от дачи объяснения отказался. Директор магазина уволил этих работников в соответствии с соответствующей статьей трудового кодекса Российской Федерации. (46)

Задание:

1) Составьте объяснительную записку на имя директора магазина «Универсам» от имени начальника экспедиционного отдела Алтунина Н.И. В роли руководителя оформите резолюцию на докладную записку.

2) Составьте и оформите приказ, соответствующей этой ситуации. Оформите записи в трудовой книжке Барсукова И.Н., Гнездова Л.Н.

Недостающие реквизиты оформите произвольно.

4. Предприниматель Лобов А.Е. обязался передать 100 комплектов женских и 100 комплектов мужских костюмов предпринимателю Вилкову И.М., а последний обязался принять товар и уплатить за него по цене согласованной в договоре. Предприниматель Лобов А.Е. нарушил условия договора и передал предпринимателю Вилкову И.М. 80 комплектов мужских костюмов. (57)

Задание:

1) Какой договор заключили между собой предприниматели Лобов А.Е. и Вилков И.М.?

2) Составьте проект данного договора.

3) Какой документ должен направить Вилков И.М. – Лобову А.Е. при нарушении условий договора? Составьте и оформите этот документ.

Недостающие реквизиты оформите произвольно.

I. Унифицированные системы управленческой документации.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации.

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Государственная система документационного обеспечения управления по самоопределению — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях без всяких уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность управленческой документации, а учитывая типовой характер этих требований и их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные реквизиты, установленные ГСДОУ.

Рассмотрение состава реквизитов и требований по их оформлению проводится в привязке к современным требованиям, уточненным в подготовленной Росархивом в 1993 г. на базе ГСДОУ Типовой инструкции по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Состав этих министерств не ограничен, им предоставлено право разрабатывать индивидуальные отраслевые нормативы, но не противоречащие названной выше типовой инструкции, так как оформленные с соблюдением всех требований реквизиты документов и правильно составленный текст не только придают документам юридическую силу, но свидетельствуют также о высокой деловой квалификации готовивших их специалистов и их общей культуре.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

- По месту составления (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы, указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе: