В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221). «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Адрес пишется в следующем порядке:

- для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

- наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения) и постоянным корреспондентам.

Резолюция

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем. Резолюция может оформляться на самом документе или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется руководителем на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Заголовок может отвечать на вопрос: (письмо) о чем?

О создании аттестационной комиссии

О направлении контракта

О невыполнении договорных обязательств

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом, даже если они оформлены на бланке формата А4, заголовок допускается не указывать.

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что сведения о документе введены в систему контроля и исполнение документа будет контролироваться службой делопроизводства. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», проставляют ее на верхнем поле документа справа.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде грамматически связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. В большинстве случаев текст письма – грамматически связный текст.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, институт считает возможным).

Если письмо содержит однородные данные, которые могут быть систематизированы по определенным признакам, часть текста письма может быть оформлена в виде таблицы. Также в текст письма может быть включена часть текста, оформленная в виде анкеты (в заявках, предложениях и т.д.).

При необходимости разделения текста письма на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

или:

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: проект договора аренды и приложения к нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В ГОСТ Р 6.30-2003 случаи, когда в качестве приложения выступает электронный документ, не рассматриваются. В этой связи представляют интерес положения инструкций по делопроизводству, включающие положения по этим вопросам. Например, в Инструкции по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.10.2006 № 476-А) установлено, что в случае приложения к документу материалов в электронном виде об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

или