Глава 4

Автоматизированные системы контроля за исполнением документов.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав­томатизированный контроль за исполнением документов, кото­рый секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом. Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу, Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за кон­троль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) еже­дневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на эк­ран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная да­та») истекает сегодня. При соответствующих настройках про­граммы список может автоматически распечатываться в нача­ле каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сро­ком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполни­телям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как маши­на фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в лю­бой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных ис­полнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по ви­дам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендует­ся сразу заложить определенный перечень типовых справок (от­четов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

• справка (отчет) об отправленных документах (список от­правленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителя* ми, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

• справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до-кументов (исполнителями, списочный или количественно);

• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя ис­полнителю);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

и т. п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты инте­ресующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и выво­да на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.

При создании и настройке системы рекомендуется преду­смотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую ин­формацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения Документов (заданий) являются важным критерием для опреде­ления эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работни­ков сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное об­служивание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания дело­вой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое зада­ние должно быть выполнено в срок, и т.п.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных про­грамм контроля, либо как составная часть комплексной про­граммы автоматизации документооборота.

Глава 5

Хранение документов в электронной форме

5.1. Систематизация документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хра­нения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докумен­тов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное ко­личество нормативно-методической литературы, то организа­ция хранения электронных документов в делопроизводстве за­частую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудни­ками организации на компьютерах, быть получены по элек­тронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электрон­ную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостря­ет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранно­сти документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком дис­ке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы мо­гут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «ди­ректория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные пап­ки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще всего это одна папка.

Пакет МS OFFICE создает папку с названием «Мои докумен­ты», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно на­зывают по фамилии работника — «Документы Иванова», «До­кументы Сидорова». Однако при большом количестве докумен­тов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними не­скольких сотрудников требуется более четкая система органи­зации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.