Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").

В процессе деятельности организации могут издаваться другие при­казы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19б). Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к .) и формируются в самостоятельное дело.

Чтобы сократить количество деловых "бумаг", издаваемых по стан­дартным ситуациям, разработаны бланки, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т.к. записка об отпуске содержит распо­ряжение руководителя, и следовательно, имеет силу приказа.

Трудовые книжки

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, ор­ганизациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверж­дающих общий, непрерывный, и специальный стаж работы (статья 39 КЗОТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, веду­щему документацию по личному составу.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основа­нии паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указывается фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рож­дения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или выс­шее) и специальности или профессии указываются на основании доку­ментов: аттестатов; дипломов; сертификатов; справок, если образование незаконченное высшее.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена;

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия, например, АО "ЭВРИС".

Если предприятие изменило свое название, то делается запись о дельной строкой, например АО "ГЭЗ" с 01.01.95 переименовано в ЗА "ГЭЗ и Со".

В графе 1 проставляется порядковый номер записи,

В графе 2 — дата приема (09.10.1998),

В графе 3 — указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела),

В графе 4 — основание (приказ от 07.10.98 № 17 л/с).

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок). Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Личные карточки

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех ра­ботников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предо­ставленных работником. На основании паспорта, в разделе I "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудни­ка указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной кар­точки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III "Назначения и перемещения", IV "Отпуска", V "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения". Наиболее важными являются сведения раздела III и "Дата и причина увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т.к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе "Назначения и перемещения" должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о по­вышении квалификации, знании иностранного языка, второй специаль­ности, инвалидности и т. п.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным спо­собом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы или секрета­рем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная кар­точка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий, работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя. Срок хранения личных карточек ф.Т-2 — 75 лет - "В" (статья 504 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Личные дела

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться па всех работников предприятия, но чаще всего — на руководителей и ве­дущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки ф.Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Ø внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Ø анкета или личный листок по учету кадров;

Ø автобиография или резюме;

Ø копии документов об образовании;

Ø копии документов об утверждении в должности;

Ø характеристики или рекомендательные письма;

Ø трудовой контракт (договор);

Ø копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Ø дополнение к личному листку по учету кадров;

Ø справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

"Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деде" содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеру­ются отдельно.

Внутренняя опись подписывается се составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

"Личный листок по учету кадров" содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудо­вой деятельности, семейном положении и др.