До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и инфор­мацию размещённые в одной или двух пап­ках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.).

В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает дан­ный стендист, или наоборот.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте.

Основные функции стендистов сводятся к установле­нию первичных контактов с посетителями выставки, вы­явлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с ком­мерческими представителями фирмы уже в зоне перего­воров.

Итак,желательно, чтобы:

Ø стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посети­теля (сидящий, а тем более лениво развалившийся в крес­ле стендист производит неблагоприятное впечатление);

Ø лицо стендиста выражало постоянную заинтересо­ванность и готовность вступить в разговор;

Ø он умел помочь посетителю начать разговор фра­зами типа: "Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фир­мой", "Что вас заинтересовало на нашем стенде?", "Ка­кой аспект деятельности пас интересует?" и т.д.;

Ø он мог дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разоб­раться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

Ø стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.

Нежелательны:

Ø общение со своими коллегами по стенду или дру­гими стендистами в присутствии посетителей;

Ø назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

Ø употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей; развязное поведение;

Ø употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются стендистом посетителю.

Контакты между стендистами различных турпредприятий необходимы, к тому же, они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

1.4.Современные технологии выставочного маркетинга.

Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет - самый удоб­ный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией.

На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную ин­формацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с кото­рыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.

Сеть Интернет становится практически незаменимым инструментом для осуществления маркетинговых программ. Так, в 1996 г. в рекламу товаров и услуг в Интернете было вложено свыше 200 млн. долларов, в 1997 г. эта цифра удвоилась. Расходы на рекламу в глобальной компьютерной сети в 2000 г. составили примерно 5 млрд. долларов.

Количество русскоязычных информационных ресурсов сети в настоящее время, по сравнению с серединой 1997 г. увеличилось примерно в 3,5 раза и составляет около

30 тыс., а число пользователей в России в 1999 г. превысило 1,5 млн. человек.

Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет - это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциаль­ных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Ин­тернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа. 1

Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок.

Сотруд­ники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выста­вок идёт по следующим направлениям:

Ø развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;

Ø развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциаль­ных посетителей.

Глава II. Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке.

2.1. Основные статьи затрат турпредприятия.

Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке – главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Именно поэтому, на мой взгляд, проблема организация участия турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия.

Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть какие затраты несёт турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Итак, цена 1 м2 выставочной площади включает:

1) стоимость общего электроосвещения,

2) стоимость общей охраны территории,

3) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,

4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

5) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

6) дополнительные услуги.1

Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м2 выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда - $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м2 площади на MIIT – $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 – $30000.1 Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

Итак, аренда вы­ставочной площади — это только начало, эффективность рабо­ты зависит от целого ряда факторов, действие которых необ­ходимо учитывать заранее.

Расходов требуют: