Согласно п.6 Правил, журнал учета полученных счетов-фактур должен быть прошнурован, его страницы пронумерованы. В связи с этим указанный журнал можно заводить на любой период (неделю, месяц, квартал, год и т.д.), исходя из объема получаемых документов.

Продавцы ведут книгу продаж и регистрируют в ней счета-фактуры, ленты контрольно-кассовых машин, бланки строгой отчетности, составляемые продавцом при совершении как облагаемых, так и необлагаемых операций. Форма книги продаж приведена в Приложении 3 к Правилам.

Приложение N 3

к Правилам ведения журналов

учета, полученных и выставленных

счетов-фактур, книг покупок и книг

продаж при расчетах по налогу

на добавленную стоимость

КНИГА ПРОДАЖ

Продавец _

Идентификационный номер и код причины постановки

на учет налогоплательщика-продавца _

Продажа за период с _ по

Главный бухгалтер _ _

(подпись) (ф.и.о.)

Индивидуальный предприниматель _ _

(подпись) (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной

регистрации индивидуального предпринимателя

--------------------------------

<*> До завершения расчетов по товарам (работам, услугам),

отгруженным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г.

В соответствии с п.17 Правил счета-фактуры учитываются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Таким образом, порядок заполнения книги продаж зависит от метода определения момента определения налоговой базы для целей налогообложения, применяемого конкретным налогоплательщиком. Счета-фактуры по необлагаемым операциям учитываются в книге продаж в том же периоде, как если бы данные операции облагались НДС. В аналогичном порядке производится учет лент контрольно-кассовых машин и бланков строгой отчетности.

Таким образом, если налогоплательщик выбрал для себя момент определения налоговой базы по мере отгрузки и предъявления покупателю расчетных документов, то счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (выполнении работ или оказании услуг) регистрируется в книге продаж в том налоговом периоде, когда произошла отгрузка.

Во втором случае, когда налоговая база по НДС определяется по мере поступления денежных средств за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги), счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (работ, услуг), регистрируется налогоплательщиками в том налоговом периоде, когда покупатель погасил свое обязательство по оплате этих товаров (работ, услуг).

Если налогоплательщик получает денежные средства в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), он должен составить счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж в периоде получения данного аванса.

При отгрузке товаров в счет данного аванса выписывается новый счет-фактура, который также регистрируется в книге продаж. Одновременно первый счет-фактура, ранее выписанный на аванс, регистрируется в книге покупок. В такой ситуации не имеет значения, какой способ определения налоговой базы для НДС ("по оплате" или "по отгрузке") используется налогоплательщиком. В этом случае особое значение приобретает соблюдение условия о заполнении в счете-фактуре, выставленном продавцом, строки 5, в которой должны указываться номера платежно-расчетных документов, подтверждающих получение ранее предоплаты.

В п.20 Правил указано, что "в случае получения частичной оплаты за отгруженные товары (работы, услуги) при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере оплаты регистрация продавцом счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим товарам (работам, услугам) и пометкой по каждой сумме "частичная оплата".