Книга содержит информацию обо всех поступивших на регистрацию документах. Если на основании документов принято решение об отказе в государственной регистрации, то об этом делается отметка в книге и регистрационная запись в этом случае не производится, номер регистрации не присваивается.

Если же принимается решение об осуществлении государственной регистрации, то информация о произведенной регистрации отражается в книге учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав. Книга учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав содержит информацию о том, что правообладатель или иное лицо, обратившееся за регистрацией ограничения (обременения), извещено о результатах произведенной по его заявлению государственной регистрации и получило документ о зарегистрированном праве или сделке.

Кроме этого, учреждение юстиции должно иметь также книгу учета выданной информации из Единого государственного реестра прав. Эта книга содержит данные обо всех поступивших запросах на получение информации из Единого государственного реестра прав, а также учитывает выдачу выписок, справок и иных документов из Единого государственного реестра прав. Также учреждение юстиции по регистрации прав может вести и иные книги учета, необходимые для его работы.

Сам Единый государственный реестр прав состоит из отдельных разделов – на каждый объект недвижимого имущества, о регистрации прав на который или сделок с ним было подано заявление. Каждый раздел Единого государственного реестра прав идентифицируется кадастровым или условным номером объекта. Все записи об объекте недвижимого имущества, правах на этот объект, возникновении, переходе и прекращении таких прав, об ограничениях (обременениях) вносятся в соответствующий, открытый именно для этого объекта недвижимости раздел Единого государственного реестра прав, то есть на земельный участок, здание, стоящее на этом земельном участке, конкретное помещение в этом здании (или иной объект, входящий в состав здания) заводятся отдельные разделы реестра. Но при этом разделы в Едином государственном реестре прав размещаются в соответствии с принципом единого объекта недвижимого имущества.

Следует отметить, что пока на практике и у нас, в Удмуртии, и в других регистрационных округах, где система государственной регистрации переживает этап становления, как правило, отсутствуют разделы с записями о земельных участках и зданиях многоквартирных домов. Эти разделы появятся только в Едином государственном реестре прав тогда, когда собственниками квартир будет принято решение о регистрации кондоминиума, определен размер доли в праве на общее имущество дома, принадлежащей каждому собственнику квартиры, и произведена регистрация прав. Пока же существуют только разделы с записями о квартирах, расположенных в этих домах, поскольку квартира в многоквартирном доме является самостоятельным объектом права, согласно ст.289 ГК РФ, и в силу закона собственнику квартиры принадлежит также доля в праве собственности на общее имущество дома (ст.290 ГК РФ), которая возникает с момента регистрации права собственности на квартиры, и поэтому не требует отдельной регистрации.

Как уже говорилось выше, каждый раздел Единого государственного реестра прав идентифицируется кадастровым номером, который соответствует кадастровому номеру объекта. Отсутствие кадастрового номера объекта недвижимости не является основанием для отказа в государственной регистрации прав. В этом случае идентификация объекта осуществляется по условному номеру, который присваивается учреждением юстиции по регистрации прав и определение структуры и порядка присвоения которого отнесено к компетенции субъекта Российской Федерации.

Ст.12 ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» устанавливает, что каждый раздел Единого государственного реестра прав состоит из трех подразделов, в которые вносится строго определенная информация.

Подраздел I содержит краткое описание объекта недвижимого имущества на основании документов, удостоверенных организациями, осуществляющими кадастровый и технический учет объектов недвижимости на территории регистрационного округа.

Существует 4 формы подраздела I: для земельного участка; здания или сооружения; жилого, нежилого помещения и прочих составляющих здания или сооружения; участка лесного фонда.

Если объект прекращает свое существование (например, в связи со слиянием объектов), то связанный с ним раздел Единого государственного реестра прав закрывается, на листе реестра проставляется штамп о ликвидации объекта, в котором указываются дата ликвидации и имя регистратора, заверенные его подписью, а в графу «Запись о ликвидации (преобразовании) объекта» заносятся реквизиты документов, на основании которых происходит закрытие раздела.

Подраздел II формируется из записей о праве собственности и об иных вещных правах на основании сведений, содержащихся в правоустанавливающих документах.

В данном подразделе присутствуют следующие графы:

- «номер регистрации» - данный номер присваивается отдельно каждому регистрационному действию и формируется при приеме документов на государственную регистрацию прав на основе входящего номера, указанного в книге учета входящих документов; записывается следующим образом: номер субъекта Российской Федерации – номер регистрационного округа – номер книги учета входящих документов – порядковый номер записи в книге учета входящих документов (например, 18-01.26-13/2001-12);

- «вид права» (указывается право собственности или иные вещные права);

- «доля» (заполняется, если объект находится в общей долевой собственности);

- «правообладатель» – в этой графе, если владельцем права является физическое лицо, указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, удостоверяющий личность документ и его реквизиты, адрес постоянного места жительства; если же владельцем права является юридическое лицо, то указываются его полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, дата и место государственной регистрации, номер регистрационного свидетельства, адрес фактического местонахождения;

- «документы-основания» (указываются основные реквизиты тех правоустанавливающих документов, на основании которых принято решение о государственной регистрации).

В случае если объект находится в общей долевой собственности, то право каждого сособственника регистрируется в Едином государственном реестре прав в виде отдельной записи, если же регистрируется право общей совместной собственности, то все сособственники указываются в одной записи.

В подраздел III вносятся записи об ограничениях (обременениях) вещных прав. Этот подраздел разбит на специальные части, каждая из которых заполняется по мере регистрации соответствующих ограничений (обременений) прав:

- подраздел III-1 – для записей об аренде;

- подраздел III-2 – для записей об ипотеке;

- подраздел III-3 – для записей о сервитуте;

- подраздел III-4 – для записей о сделках;

- подраздел III-5 – для записей об аресте (запрещении заключения сделок с имуществом);