Руководитель организации обязан обеспечить условия, при которых пресс-секретарь располагал бы информацией по всем общественно значимым проблемам, мог бы быстро и оперативно организовать публикации материалов по актуальной тематике, чтобы затем аргументирование вести беседы с журналистами. Пресс-секретарь должен присутствовать на соответствующих заседаниях, регулярно получать информацию от всех подразделений по интересующим прессу вопросам.

Механизм паблисити имеет в своей основе одновременное восприятие публикой события и его версии в газете, факта и его отражения в пересказе репортера, мнения, высказанного конкретным человеком в конкретной обстановке - и его изложения (пересказа) на страницах газет в окружении "горячих новостей" дня.

Версия события, отражение факта, изложение (пересказ) мнения включаются газетой, рекламой, средствами Паблик Рилейшнз в иную, нежели реальные события и факты, форму их дальнейшего существования - в систему общественных отношений, в мир общественного мнения. В этой новой действительности творцы версий изначально субъективны: они смещают акценты, изменяют масштаб события, строят новые и новые ассоциативные связи событий и фактов (которые могут существовать только в воображении версификатора, отсутствия в реальной жизни). На этих преувеличениях (или преуменьшениях) значения события, изменениях традиционных связей и отношений в обществе возникает интерес публики к необычному явлению. Многократное повторение (тиражирование) изобретенной версии расширяет аудиторию, закрепляет в общем мнении масштабность события. Преподнесение версии в развитии (во времени, в новых деталях и подробностях) придает версии все черты достоверности.

В наше время любая организация нуждается в особой категории специалистов, которые могли бы выполнять работу на высоком профессиональном уровне, выступая своеобразными коммуникациями достижения целей организации. Сами эти цели определяются средой организации. Специалист пресс-службы выполняет функции консультанта по отношению к менеджменту и посредника, способствующего переводу частных интересов и целей организации на язык социально значимой политики и действий »[5].

Репутация организации, доходность и даже само существование иногда могут зависеть от степени поддержки общественностью. ПР - специалист (пресс - секретарь) служит защитой интересов управления от негативного общественного мнения и воплощает в жизнь политику поддержания положительного отношения общественности к деятельности управления и к его сотрудникам.

Признание возрастающей важности хороших связей с общественностью для успешной деятельности организации послужило основанием для создания целого отдела по связям с общественностью, возглавляемого ПР - специалистом. Специалисты по связям с общественностью являются сотрудниками этого отдела и проводниками ПР - политики организации.

Управление пресс-службы и информации аппарата Администрации Читинской области является структурным подразделением аппарата Администрации Читинской области и подчиняется непосредственно Губернатору Читинской области.

Правовую основу деятельности управления составляют: Конституция Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Читинской области и постановления Читинской областной Думы, постановления и распоряжения Администрации Читинской области, Губернатора Читинской области, а также настоящее Положение.

Положение об управлении утверждается Губернатором Читинской области по согласованию с заместителем Губернатора Читинской области по государственно-правовым вопросам и кадрам, руководителем аппарата Администрации Читинской области.

Начальник управления назначается на должность и освобождается от должности Губернатором Читинской области и непосредственно ему подчиняется.

Начальник управления:

1) организует деятельность управления и несет ответственность за результаты этой деятельности;

2) вносит предложения о приеме и увольнении работников управления Губернатору Читинской области, по согласованию с заместителем Губернатора Читинской области по государственно-правовым вопросам и кадрам, руководителем аппарата Администрации - о поощрении (наказании) и служебных командировках работников управления;

3) выполняет поручения Губернатора Читинской области в пределах компетенции управления;

4) распределяет обязанности между работниками управления и утверждает их должностные инструкции;

5) согласовывает представление к награждению работников средств

массовой информации государственными и областными наградами.

Структура и штатная численность управления утверждается распоряжением Губернатора Читинской области в штатном расписании аппарата Администрации Читинской области на соответствующий финансовый год.

Образование и упразднение управления производится по решению Губернатора Читинской области в установленном действующим законодательством порядке.

Основными задачами управления являются:

1) формирование через средства массовой информации объективного общественного мнения о деятельности Губернатора Читинской области и Администрации Читинской области;

2) участие в перспективном и оперативном планировании мероприятий с участием Губернатора Читинской области;

3) подготовка Губернатору Читинской области предложений и рекомендаций по вопросам, отнесенным к ведению управления;

4) обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Губернатора Читинской области и Администрации Читинской области;

5) организация и обеспечение взаимодействия Губернатора Читинской области со средствами массовой информации;

6) внесение предложений по вопросам государственной информационной политики в области средств массовой информации;

7) содействие и соблюдение федерального и областного законодательства в сфере массовой информации;

8) взаимодействие с федеральными и областными органами государственной власти, органами местного самоуправления Читинской области;

9) взаимодействие с исполнительными органами государственной власти Читинской области с целью координации освещения их деятельности в средствах массовой информации;

10) участие в развитии межрегионального и международного сотрудничества в области средств массовой информации.

Основными функциями управления являются:

1) организация пресс-конференций, интервью Губернатора Читинской области, его деловых встреч с представителями средств массовой информации, приглашение представителей средств массовой информации для освещения иных мероприятий с участием Губернатора Читинской области;

2) обеспечение выступлений Губернатора Читинской области в средствах массовой информации;

3) подготовка и распространение в средствах массовой информации видео-, аудио- и фотоматериалов, связанных с деятельностью Губернатора Читинской области и Администрации Читинской области;

4) участие в подготовке и проведении официальных визитов, рабочих поездок, встреч, а также других мероприятий, проводимых с участием Губернатора Читинской области, в целях их освещения в средствах массовой информации области;