Осуществить реализацию автоматизированной системы управления документооборотом предполагается на основе технологии потока работы, предназначенной для автоматического отслеживания последовательности и содержания процессов, функций, задач и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса. Автоматизации управления и планирования в проектируемой системе должны подлежать, в первую очередь, управленческие процессы, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Следовательно, автоматизация делопроизводства и организация электронного документооборота становится важнейшей подсистемой всего программно-технического комплекса и эффективным средством достижения целей проекта в области управленческой деятельности управления образования.

Перечень объектов автоматизации:

1. Управление образования (приемная начальника управления, начальник и зам. начальника управления, отделы управления образования)

2. Образовательные учреждения;

3. Приемные директоров ОУ

В рамках поставленных целей предполагается решение следующих задач:

Создание унифицированной технологии работы с документами в отделах управления за счет использования средств совместной работы с документами;

Оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном видах как между ОУ и управлением, так и внутри управления;

Обеспечение информационной прозрачности процессов разработки и прохождения документов, обеспечение возможности получения четкой информации о состоянии запроса, реализация управленческого контроля на любой стадии движения документов;

Обеспечение специализированной обработки и публикации отчетных материалов;

Формирование единого информационного пространства для управленческих потоков работ, автоматического отслеживания последовательности и времени выполнения функций и задач, маршрутов документов и т.д.

Автоматизация всех этапов жизненного цикла документов, размещение принятых документов в справочно-правовой информационной системе, исключение возможности утери информации о местонахождении документов;

Уменьшение объема рутинной работы с документами, предоставление сотрудникам возможности решения содержательных задач управления, повышение ответственности каждого сотрудника за подготовку и принятие управленческих решений.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и документооборота, Интернет-портала позволит систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетных документов. Даст возможность поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных для принятия более эффективных решений и действий, основанных на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс производства и управления знаниями. Они создадут основу решений, которые обеспечат автоматизированный и централизованный обмен сведениями, извлекая лишь необходимую информацию из всех доступных источников. И, безусловно, что данные цели могут быть достигнуты только при условии совместной работы всех сотрудников, участвующих в информатизации ОУ.

Глава 3. Информатизация образования в Чувашской Республике

3.1 Формирование единой информационно-образовательной среды «Образование Чувашии»

В настоящее время информационные технологии охватили практически все сферы человеческой деятельности, что способствовало формированию информационной культуры всех участников образовательного процесса и вызвало необходимость создания единой информационно-образовательной среды «Образование Чувашии».

В результате реализации национального проекта «Образование» и комплексных программ «Развитие единой информационной образовательной среды в Чувашской Республике в 2001–2005 гг.» и «Развитие единой информационной образовательной среды в Чувашской Республике в 2006–2010 гг.» подготовлена хорошая база для внедрения информационно-коммуникационных технологий в учебно-воспитательный процесс. Одним из таких направлений является создание и развитие единой информационно-образовательной среды Чувашской Республики «Образование Чувашии», призванной обеспечить открытость и общедоступность информационных и образовательных ресурсов. Работа ведется в двух направлениях: построение сетевой инфраструктуры (создание технических и юридических условий построения виртуальной сети) и развитие портала «Образование Чувашии» (единая точка входа для доступа к образовательным информационным ресурсам и получения информационных сервисов).

Построение сетевой инфраструктуры. В рамках национального проекта «Образование» все школы Чувашии в 2006-2007 г.г. были подключены к высокоскоростному каналу Интернет. Перед нами встала задача не только сохранения, но и развития инфраструктуры по предоставлению доступа всех образовательных учреждений к информационным ресурсам. Анализ информационных потребностей участников образовательного процесса показал, что наиболее востребованные ресурсы сети Интернет (сайты республиканских образовательных учреждений, региональные образовательные порталы, электронная почта и т.д.) можно сконцентрировать внутри республиканской сети передачи данных без доступа к внешним ресурсам сети Интернет (Интрасеть Чувашия). В качестве основного оператора для подключения образовательных учреждений к Интрасети Чувашия был определен оператор - ОАО «Волгателеком», который разработал специальный тариф «Офис Республика» со скоростью передачи данных - 6 Мбит/с. На сегодня сеть охватывает 100 % школ.

Портал «Образование Чувашии» стал единой точкой получения разнообразных информационных сервисов.

Доступ образовательных учреждений в сеть Интернет с системой контентной фильтрации. Все образовательные учреждения получают доступ в сеть Интернет через единую току входа, что позволяет распределять доступ пользователей сети к ресурсам Интернет, организовать защиту Интрасети Чувашия от внешних вмешательств, гарантировать безопасную работу информационных сервисов портала «Образование Чувашии». Установленная серверная версия системы контентной фильтрации, что позволяет ограничивать доступ к Интернет-ресурсам, содержание которых несовместимо с задачами воспитания и образования, проводить сбор и анализ статистических сведений об использовании ресурсов Интернет учащимися и иными пользователями, а также оперативно настраивать правила фильтрации Интернет-контента. Данная система контентной фильтрации трафика не требует инсталляции у конечных пользователей.

Единый конструктор сайтов ОУ и система мониторинга. На 1 января 2009 г. 100% школ имели собственные сайты и электронную почту, размещенные на различных порталах, предоставляющих как бесплатный хостинг, так и на официальном портале органов власти Чувашской Республики. Начиная с 2003 г. ежегодно проводится республиканский конкурс «Лучший сайт образовательного учреждения». На сайтах школ создаются методические копилки для учителей, через них идет сетевое общение профессиональных сообществ по разным предметным областям: интернет-клубы, сетевые лаборатории, виртуальные методические объединения. Педагоги активно разрабатывают цифровые образовательные ресурсы, включая в этот процесс учащихся старших классов, что стимулирует их к дальнейшему овладению интернет-технологиями. На сегодняшний день уже более 2000 педагогических работников республики имеют персональные сайты. В этот процесс сейчас активно включились и дошкольные учреждения.