Понимая информационные системы как взаимосвязанные совокупности средств, методов и персонала, используемые для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели, основываясь на их классификации по функциональному признаку, мы выделяем четыре информационные системы образовательного учреждения: кадры, контингент, обучающий процесс и воспитательный процесс. Выделение именно этих систем как основополагающих обусловлено необходимостью, с одной стороны, охватить все информационные процессы, протекающие в образовательном учреждении, с другой стороны, учесть взаимосвязь и взаимозависимость различных аспектов управленческой информации и избежать дублирования данных. Названные системы взаимосвязаны между собой и функционируют на всех уровнях управления школой.

В структуре каждой информационной системы можно выявить следующие обеспечивающие подсистемы: информационную, организационную, правовую и программную. Информационная подсистема содержит унифицированные системы документации, схемы информационных потоков. Организационная подсистема регламентирует взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе эксплуатации информационной системы, определяет области управленческих задач, подлежащих автоматизации; распределяет функциональные обязанностей каждого при решении этих задач. Правовая подсистема включает в себя совокупность правовых норм, определяющих создание и функционирование информационной системы: должностные инструкции, локальные нормативные акты, положения о порядке использования информации. Программная подсистема состоит из комплекса технических средств, используемых при функционировании информационной системы и совокупности всех программ, в том числе прикладных программ, как общего, так и специального назначения.

Такая организация информационного обеспечения дает возможность руководителю школы использовать большие объемы управленческой информации, сопоставлять показатели, производить быстрый поиск и обработку данных, а значит осуществлять выбор наилучшего варианта из возможных и принимать оптимальные управленческие решения.

Выводы по главе I

Управление любой социальной системой есть прежде всего процесс переработки информации, взаимодействие его подсистем представляет собой информационный обмен. Школа - типичный пример открытой системы, в которых происходит постоянный обмен информацией не только между управляющей и управляемой подсистемами, но и с окружающей ее социальной средой. Проблема совершенствования управления в школьном образовании в значительной степени определяется качеством используемой информации для принятия решений различного уровня и характера. Недостаточная изученность информационных аспектов в управлении образованием тормозит конструирование развития образовательных систем, не позволяет обеспечить управление качеством образования.

Таким образом, можно констатировать наличие в управлении современной школой несоответствия, противоположностей и противоречий между:

возросшими требованиями к обеспечению качества образования и реально существующими условиями информационно-аналитической деятельности руководителя школы;

необходимостью оптимизации управленческой деятельности руководителя школы в целом на основе новых информационных технологий и существующими на сегодняшний день разработками отдельных аспектов этого процесса;

между наличием большого количества специальных программных продуктов и стихийным и эпизодичным их использованием в управлении школой.

Анализ актуальности и противоречий позволяет определить проблему, которая заключается в поиске и выборе информационного обеспечения, способствующего оптимизации управленческой деятельности руководителя школы.

Глава II. Теоретические основы разработки информационного обеспечения в управлении школы

2.1 Сущность информационного обеспечения в управлении школы

Необходимым условием управления школой является его информационное обеспечение. Информационное обеспечение управления школой состоит в выборе и соответствующей обработке сведений, характеризующих состояние ее образовательной системы.

Основные функции, которые выполняет система информационного обеспечения управления школой состоят в следующем:

удовлетворять потребности учащихся, учителей, руководителей школы и ее структурных подразделений в сведениях, необходимых в их деятельности и во взаимодействии;

информировать о состоянии образовательного пространства в школе, об обеспеченности средствами образования, об образованности учащихся, о профессиональной квалификации учителей;

передавать учащимся, учителям, руководителям школы сведения и документы, адресно направленные им;

систематически выявлять уровни развития интеллекта, эмоционально-психического и физического здоровья, образовательные потребности учащихся;

информировать педагогических работников о вовлеченности родителей в процесс воспитания и обучения своих детей, затруднениях, которые они испытывают при этом.

Управленческая практика показывает, что определение состава функций правления подобным образом позволило добиться единообразных подходов субъектов правления к отбору и обработке сведений, которые подлежат передаче на все уровни управления. В школе имеется возможность варьировать информационное обеспечение в зависимости от индивидуальных потребностей тех или иных участников образования.

Существуют два канала информационного обеспечения руководителей:

формализованный (по нему циркулирует регламентированная по форме, содержанию и времени представления информация, обладающая достаточной степенью достоверности);

стихийный (по нему к руководителям неуправляемо поступает огромное количество самых разнохарактерных сведений, далеко не всегда объективно отражающих действительное положение вещей: это звонки по телефону, устные обращения или ответы и др.).

В практике управления образованием пока превалирует второй канал. Важно, чтобы обеспечение руководителей в сфере образования объективной, достоверной, регламентированной по форме и времени информацией было максимально полным, а сведения, поступающие по второму каналу, лишь дополняли информацию формализованного канала.

Промежуточное положение в системе информационного обеспечения руководителей системы образования занимает целевая единовременная информация, подготавливаемая по их заданию специалистами по тому или иному вопросу в виде справок, аннотаций, целевых анализов. При правильной организации информационного обеспечения потребность в них значительно уменьшается.

Логическая структура информационных потоков в общем случае не связана с физической структурой транспорта информации и связи, которая имеет звездообразную структуру типичной региональной образовательной сети.

Для осуществления транспорта информации в системе мониторинга используют следующие каналы связи:

Интернет-каналы - для передачи данных от коммуникационного сервера региональной образовательной сети в Министерство образования, а также из районных и городских органов управления образования и общеобразовательных учебных заведений, находящихся в регионе вне регионального центра, связь с которыми по коммутируемым телефонным каналам (внутриобластным) оказывается слишком дорогостоящей и недостаточно надежной и устойчивой;