Запросы. В СУБД запросы являются важнейшим инструментом. Главное предназначение запросов – отбор данных на основании заданных условий. Результат отбора представляется в табличном виде.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах и запросах, в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также редактировать и удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. Форма – это вспомогательный объект, без которого, в принципе, можно обойтись.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

Все таблицы должны быть связаны между собой. Организации связи между таблицами заключается в построении схемы.

Для связывания таблиц надо[20]:

§ выполнить команду => Сервис => Схема данных;

§ откроется окно Добавление таблицы; выделить название таблицы №1;

§ выполнить команду => Добавить; => выделить название таблицы №2; выполнить команду => Добавить => Закрыть.

Откроется окно «Связи». Надо последовательно активизировать флажки «Обеспечить целостность данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Тип связи «один ко многим» будет выбран автоматически. Далее следует выполнить команду=> Создать. Схема готова!

Осталось ее сохранить и закрыть окно.

Теперь, чтобы вывести на экран любую из созданных таб­лиц, нужно щелкнуть мышью по ее имени на закладке «Таблицы» и выполнить команду=>Открыть. Открытую таблицу можно просматривать, редактировать, можно добавлять в нее новые записи. Если вам потребуется изменить структуру таблицы, то нужно перейти в режим конструкто­ра и внести изменения.

Типы связей:

ü один к одному (двумерная таблица)

ü один ко многим (иерархическая структура)

ü многие ко многим (сетевая структура)

Формы Access – это лицо базы данных. Для выполнения ежедневных, стандартных операций в хорошо организованной базе данных чаще всего используются именно формы. Как средство для ввода данных, форма является гораздо более удобным инструментом, чем таблица. О чем мы с вами и говорили ранее. Формы можно использовать при анализе данных, а также для вызова других форм, запросов, отчетов и различных автоматических операций. Кроме того, формы используются в качестве «управляющего центра» всей базы данных.

Работа с автоформами и мастером форм

Для работы с имеющимися формами, а также для их создания необходимо выбрать пункт Формы на панели Объекты. Для создания формы выберите команду Вставка/Форма или щелкните мышью по кнопке Создать, после чего на экране появится диалоговое окно Новая форма.

Создание формы предусмотрено в следующих режимах:

• в режиме Автоформ (три автоформы: в столбец, ленточная и табличная);

• в режиме Мастера форм (четыре вида формы: в столбец, ленточная, табличная и выровненная);

• в режиме Конструктора. Кроме того, можно создать особые виды форм:

• Диаграмма;

• Сводная таблица.

Рис. 1

Для создания формы выбора режима недостаточно – необходимо выбрать таблицу или запрос, по которой создается форма, что делается в этом же диалоговом окне.

Автоформа - это инструмент для быстрого автоматического создания форм. Этот режим позволяет создать три вида форм:

• в столбец, в которой на экран выводятся данные одной записи исходной таблицы или запроса, а все поля располагаются в один столбец;

• ленточная, в которой на экран выводятся данные нескольких записей, а для каждого поля выделяется отдельный столбец;

• табличная, в которой готовая форма выглядит как исходная таблица или запрос.

Мастер форм - это инструмент для быстрого автоматического создания форм с выбором нужных полей для вывода.

Автоформа автоматически строит простую форму на базе выбранной таблицы, не запрашивая больше никаких данных. В таких формах отображаются все поля и записи таблицы.

Переход по записям осуществляется при помощи кнопок на панели перехода, для ввода новой записи можно воспользоваться кнопками, находящимися внизу рабочего окна. Для перехода по полям формы можно воспользоваться клавишами TAB и SHIFT+TAB.

Как и любой мастер, Мастер форм предлагает выполнить последовательность шагов:

· 1-ый шаг – выбор полей из таблиц, которые будут представлены в форме. Здесь в отличие от режима Автоформы имеется возможность выбрать данные из нескольких таблиц или запросов, после чего нужные поля перемещают из списка доступных полей в список выбранных полей.

· 2-ым шагом предлагается выбрать вид представления данных (выберите «Подчиненные формы» и выделите таблицу)

· 3-ий шаг – выбор внешнего вида подчиненной формы (выберите табличный)

· 4-ый шаг – позволяет выбрать стиль формы (выберите по вашему усмотрению)

· 5-ым шагом назначается имя форме и предлагается либо открыть форму для просмотра и ввода данных, либо изменить макет формы. Сохраните формы.

Создание и редактирование форм в режиме конструктора

Конструктор предусматривает более детальное, «ручное» проектирование макета формы. Здесь можно не только изменить расположение объектов, но и добавить на форму различные элементы управления, такие как наборы вкладок, кнопки, переключатели, поля со списком, которые позволяют оптимизировать ввод данных. Переход в режим Конструктора можно осуществить через меню Вид.

Конструктор – это инструмент для более тщательного проектирования макета формы. Конструктор форм позволяет не только создавать форму «с нуля», но и редактировать уже созданную. Форма в окне Конструктора состоит из трех частей: Заголовок формы, Область данных и Примечание формы.

Каждый объект в Access ими свойства. Свойства определяют внешний вид и поведение объекта. В режиме Конструктора форм можно менять и просматривать свойства элементов управления, разделов и целиком форм. Для просмотра свойств данного элемента надо его выделить и выбрать в меню Вид пункт Свойства. Чтобы увидеть окно свойств формы необходимо щелкнуть два раза по левому углу формы. После того как будет открыто окно свойств, можно выделять различные объекты, и содержимое окна свойств будет меняться в зависимости оттого, какой объект выбран.

Окно свойств имеет пять вкладок:

Макет - для изменения форматирования и структуры.

Данные - для изменения источника данных, их организации или правил ввода.

События - для программирования ответа на определенное событие.

Другие - для подсказки пользователю и других опций.

Все - содержит список всех свойств.