Каждое предприятие должно вести журналы учета работников, вы­бывающих и прибывающих в командировки. Приказом руководителя предприятия назначается лицо, ответственное за ведение журналов и отметки в командировочных удостоверениях.

Состав командировочных расходов определен постановлением Го­сударственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы от 25 декабря 1974 г. № 365 (п. 71) «Правила об условиях труда советских работников за границей» (далее Правила). Помимо проезда, найма жилого помещения и суточных, составляющих перечень командировочных расходов по территории Российской Феде­рации, в состав командировочных расходов при поездках за рубеж входят также оплата загранпаспорта и визы, расходы по прописке паспорта в случае необходимости, провозу 30 кг багажа, а также по обмену полученного в банке чека на национальную валюту страны пребывания.

ПОКУПКА ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ ЗА РУБЛИ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В соответствии с п. 24 ИнструкцииЦБ РФ от 29.06.92 г. № 7 «О порядке обязательной продажи предприятиями, объединениями, орга­низациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведения операций на внутреннем валютном рынке Российской Фе­дерации» организации могут покупать иностранную валюту за руб­ли для оплаты командировочных расходов своих сотрудников. Соглас­но Указанию Банка России от 20 октября 1998 г. № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валютына внутреннем валютном рын­ке Российской Федерации» купленная валюта зачисляетсяна специальный транзитный валютный счет организации. Без открытия такого счета покупка валюты не допускается.

Положение Центрального банка России от 25.06.97 № 62 «О по­рядке покупки иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» (далее Положение), регулирующее покупку валюты и рас­четы с работниками по загранкомандировкам, действует в части, не противоречащей вышеупомянутому Указанию № 383-У.

С учетом этих двух документов порядок использования купленной иностранной валюты определяется следующим образом.

Зачисленная на специальный транзитный валютный счет иност­ранная валюта может находиться на нем в течение 7 календарных дней. В течение этого срока она должна быть использованпо назначению, т.е. нате цели, под которые была куплена. Принеиспользованиив те­чение 7 дней валюта подлежит обратной продаже.

Поскольку Указанием от 20.10.98 № 383-У не допускается перечис­ление валюты со специального транзитного валютного счета на теку­щий валютный счет организации, использовать купленную на оплату командировочных расходов валюту можно только со специального транзитного валютного счета.

Купленную валюту можно снять в виде наличности.Для этого требуется предъявить следующие документы:

• заявку по форме в 2 экземплярах; на копии делается отметка банка о получении оригинала, который подшивается в «Досье», открываемое банком для контроля за расходованием валюты, полученной на оплату командировочных расходов;

· приказ на командировку с указанием места командировки (страна и конкретный пункт), цели и срока;

• приказ (распоряжение) о норме суточных персонально конкретному работнику или по категориям работников.

Одновременно с выдачей наличной иностранной валюты клиент получает справку по форме 0406007 на вывоз валютына каждого ра­ботника или одну нагруппуна имя старшего группы.

Другой вариант использования купленной валюты - перевод ее по поручениюклиента за рубеж в банк-нерезидент на счет командируемого лица, на счет третьего лица, но в пользу командируемого; до востребования на имя командируемого.

Открытие счета на имя командируемого лица за рубежом допускается только на период пребывания в командировке.По окончании командировки остаток неиспользованной валюты должен быть переведен в уполномоченный банк Российской Федерацииили снят в виде , наличности и по возвращении сдан в кассу организации. Такой же порядок должен соблюдаться и в том случае, когда валютные средства перечисляются на счет третьего лица.

ОБРАБОТКА АВАНСОВОГО ОТЧЕТА

При обработке авансового отчета бухгалтеру следует обратить внимание на следующие моменты.

1.Все указанные в отчете суммы должны относиться к командиро­вочным расходам, то есть к тем перечисленным в Правилах статьям, которые входят в состав командировочных расходов.

Остальные расходы из авансового отчета по загранкомандировке исключаются как нецелевое использование иностранной валюты.

Не относятся к командировочным расходам оплата телефонных пе­реговоров, представительские, покупка материальных ценностей и пр. При отнесении помимо нецелевого использования иностранной валю­ты, имеются и другие нарушения. Так, представительские расходы мо­гут быть только по месту нахождения организации. Покупка матери­альных ценностей для организации рассматривается как внешнетор­говая сделка, поскольку работник при этом выступал как представитель организации. Следовательно, на эту покупку должен быть заключен контракт в письменной форме (ст. 162ГК РФ; несоблюдение письмен­ной формы сделки влечет ее недействительность). А раз так, то в соот­ветствии с действующей в Российской Федерации системой валютного контроля нужно было оформить паспорт сделки.При ввозе в Российс­кую Федерацию товар должен быть задекларирован и уплачены на та­можне пошлины, сборы и НДС. Кроме того, расчеты по контракту осу­ществляются только в безналичном порядке.

Таким образом, допущен целый ряд нарушений валютного и на­логового законодательства, зачто организация будет подвергнута штрафным санкциям.

Если же работник приобрел товар от своего имени, он может опла­тить его только за счет личных средств, например за счет суточных, и купленная вещь принадлежит ему лично на праве собственности.Онможет продатьее организации со всеми вытекающими отсюда налого­выми последствиями: включение стоимости в совокупный годовой до­ход.Организация может произвести расчеты с работником только в рублях.

2.Все командировочные расходы, кроме суточных, должны иметь документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения они в полной сумме списываются за счет прибыли предприятия.

3.Проживание должно быть чистым, т.е. без питания.

4.На затраты в целях налогообложения суточные, проживание и проезд списываются по официальным нормам (по проезду нормой счи­тается категория транспортного средства, класс ж.д. вагона, самоле­та). Сверхнормативные затраты списываются за счет чистой прибыли организации.

Остальные расходы списываются на затраты по факту, но только при наличии подтверждающих документов.

Для списания расходов за счет чистой прибыли предприятия необ­ходимо иметьвизу руководителя организации на служебной записке работника. В противном случае эти расходы должны покрываться за счет командированного сотрудника.

5.Пересчет иностранной валюты в рубли производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ