Для обеспечения предприятия ресурсами снабженцы заключают договора как письменные, так и устные. В любом из этих случаев работникам для получения продукции необходимо получить доверенность на получение материалов. Доверенность выписывается бухгалтерией – бухгалтером материальной группы, подписывается генеральным директором и главным бухгалтером.

Схема 3. Поступление материалов

Так как вся продукция выпускаемая на предприятии состоит из одинаковых компонентов: щебень, песок, цемент, металл, то работа отдела снабжения в основном ведется в направлении обеспечения этими – инертными материалами. В связи с тем, что на предприятии имеется гараж, то поступают еще и мелкие детали (запчасти) и горюче смазочные материалы (бензин, солярка, масло машинное).Запчасти поступают для того чтобы ремонтировать автомобили, потому что в случае поломки транспортных средств ремонт осуществляется самостоятельно службой главного механика.

Поэтому все складские помещения разделены на три части(схема3):

- производственная, куда поступают инертные материалы. Этот склад находится на территории цеха. На предприятии имеются подъездные пути. При поступлении вагонов с грузом, они проходят через проходную, которая оснащена весоизмерительным прибором (так называемая весовая). На проходной охранник (дежурный рабочий цеха) и кладовщик записывает показания весов. Затем оформляются сводные данные один - экземпляр кладовщику другой - отделу снабжения. Здесь существует книга регистрации вагонов, в которой фиксируются номера вагонов и тоннаж. На основании сводных данных кладовщик выписывает приходный ордер на поступивший материал, а отдел снабжения сравнивает сводные данные с товарно-транспортной накладной. Затем товарно-транспортная накладная передается в бухгалтерию.

В случае разногласия тоннажа с накладной вагоны отправляются обратно на станцию для контрольного завеса. Контрольный завес осуществляется в присутствии кладовщика и работника отдела снабжения ЗАО «ЗЖБИ-25» и работника станции. На контрольный завес составляются соответствующие документы.

Приходные ордера кладовщик выписывает по мере поступления материалов на склад.

Инертные материалы также могут поступать и на автотранспорте. В этом случае кладовщик самостоятельно взвешивает каждую машину. В конце дня выписывает приходный ордер на весь объем привезенных материалов.

- склад ГСМ. Данный склад оснащен специальным прибором, которым можно измерить поступающий бензин, солярку и масло. Данный материал поступает сразу на подотчет кладовщику и он на этот материал выписывает приходный ордер.

- склад мелких деталей предназначен для хранения запчастей, строй материалов и другого. Данные материалы кладовщик принимает по накладной по штучно, по килограммам в зависимости от вида материалов.

На все оприходованные материалы оформляются приходные ордера, которые затем сдаются в бухгалтерию.

2.2. Организация хранения и отпуска запасов на ЗАО «ЗЖБИ-25»

Под отпуском сырья, материалов, топлива, электроэнергии в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции. Получение материалов со склада осуществляется только при участии кладовщика.

Как было сказано выше все материалы хранятся на трех складах. В связи с тем, что предприятие не большое за всеми материалами следит один кладовщик. На складах создана система пожарной безопасности. ГСМ хранятся в специальных емкостях. Склад ГСМ оснащен ящиком с песком и огнетушителями. Цемент и песок хранится в специальных ямах, где поддерживается определенная температура.

В обязанности кладовщика входят следующие функции:

- осуществляет прием, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов;

- обеспечивает сохранность товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

- следит за наличием и сохранностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;

- организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;

- обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;

- участвует в инвентаризации товарно-материальных ценностей;

- контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности.

Отпуск материалов в производство осуществляется через заявки. Начальник цеха подает заявку главному инженеру. После утверждения он подает ее в бухгалтерию. В бухгалтерии выписывается требование на отпуск материалов. Каждое требование регистрируется в книге регистрации требований. С этим требованием начальник цеха идет на подпись к главному инженеру и главному бухгалтеру. После подписания идет к кладовщику, где выдается соответствующий материал, который сразу поступает в производство. Если получается ГСМ, то либо заправляется автомобиль, либо отдается в компрессорную.

Продукция – готовые изделия хранятся в цехе на специально отведенной площадке. Данная площадка оснащена погрузочно-разгрузочными кранами. Отпуск изделий происходит прямо из цеха. Отпуск продукции происходит на основании отгрузочного талона, который предварительно выписывается покупателю в бухгалтерии. Вместе с погрузочным талоном покупателю выдается пропуск для въезда на территорию завода. При выезде охранник проверяет соответствие груза с пропуском на выезд.

Мало потребляемые изделия хранятся на площадке возле здания цеха под навесом. Продукция завода обладает такими свойствами, что может хранится на открытом воздухе, поэтому особых условий для ее хранения не нужно. Тем более, что она очень тяжелая, что говорит о том, что унести ее нельзя.

2.3. Процедуры внутреннего контроля в области хранения запасов

Основными объектами внутреннего контроля являются:

- заказ запасов;

- получение запасов;

- регистрация запасов;

- хранение запасов;

- отпуск запасов.

1.На стадии поступления заказа главной операцией является учет всех необходимых потребностей для более эффективной работы предприятия. Заказ поступает в отдел снабжения. Снабженцы формируют портфель заказов, и совершаю следующие действия:

1. Поступивший заказ регистрирует в книге учета заказов из производства.

2. Просматривают договора с поставщиками, с которыми заключены договора на длительный срок на поставку материалов. Учитывают количество материалов, которое поступит от этих поставщиков, на недостающее количество ищут новые каналы.