· создание границ вокруг ячеек и таблицы;

· разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;

· поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

· работа с макросами;

· удобная справочная система;

· проверка орфографии, грамматики и синтаксиса;

· настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

· возможность предварительного просмотра перед печатью;

· настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги.

В любой сфере деятельности найдется множество задач, в которых исходные данные и результат необходимо представить в табличном виде. Для автоматизации решения подобных задач предлагается ряд программных продуктов, названных табличными процессорами, или электронными таблицами. Лидирующее место в этом классе занимает табличный процессор фирмы Microsoft Excel 5.0 (Windows 3.1), Excel 7.0 (Windows 95).

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор. Главное достоинство электронной таблицы - это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных:

· текст - это любая последовательность символов. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев;

· число -это числовая константа;

· формула - это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве аргументов адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример формулы: А5/H8*12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной;

· функции -это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений, например:

= СУММ(А1:А4);

дата, которая может быть представлена в различных форматах и с которой можно выполнять различные арифметические и логические операции. Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, модулями VBA, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено. Рабочее поле Excel – это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Название столбцов – буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов – 256, строк – 16384. Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка – это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Для просмотра электронной таблицы используются прокрутки.

2. Общие принципы автоматизации расчета заработной платы работников детского сада

2.1. Расчет среднедневного заработка работников детского сада

При расчете суммы отпускных наряду с количеством дней отпуска размер среднедневного заработка - основной элемент.

Методику расчета можно проиллюстрировать следующей формулой:

ЗПпер

ЗПср.дн. = -----------------

КДпер - Пдпер

где

ЗПср.дн. - среднедневной заработок;

ЗПпер - суммарный заработок за последние 12 месяцев работы, предшествующие месяцу предоставления отпуска (выплаты компенсации за неиспользованный отпуск), или за меньший фактически отработанный период. Виды выплат, которые входят в среднюю зарплату при расчете отпускных, указаны в статье 3 Постановления №100. Для варианта, показанного на рис. 4, ЗПпер надо определять за пять месяцев (январь 2002 - май 2002);

КДпер - количество дней в расчетном периоде. Если в этом периоде были отработаны все рабочие дни, значение КДпер будет равно числу календарных дней. Работнику, проработавшему на предприятии меньше года, КДпер определяется с первого числа месяца после оформления на работу по первое число месяца, в котором предоставляется отпуск или платится компенсация за неиспользованный отпуск. Для варианта, показанного на рис. 4, КДпер = 152;

ПДпер - количество праздничных и нерабочих дней (законодательно утвержденных) в расчетном периоде. Например, для варианта, показанного на рис. 4, ПДпер = 7.

Рисунок 4

Все эти условия выполняются при автоматизированном расчете среднедневной зарплаты с помощью формулы, введенной в ячейку S9 (рис. 1) и скопированной в другие ячейки графы:

S9 - =ЕСЛИ(ИЛИ(МЕСЯЦ(В$4)<>МЕСЯЦ(P9);

$AQ$7=$AR$7;P9=0);““;

ЕСЛИ(ДОЛЯГОДА(КОНМЕСЯЦА(P9;-1);

КОНМЕСЯЦА(C9;0))>=1;

СУММ(AR9:СМЕЩ(AR9;0;11))/G$2;

(СУММ(AR9:СМЕЩ(AR9;0;(ДОЛЯГОДА(КОНМЕСЯЦА(C9;0);

КОНМЕСЯЦА(P9;-2)))*12))/(КОНМЕСЯЦА(P9;-1)

-КОНМЕСЯЦА(C9;0)-D9))))

Выделенный фрагмент формулы автоматизирует расчет среднедневной зарплаты за 12 последних месяцев, а следующий фрагмент - за период меньше 12 месяцев. В последнем фрагменте формулы используется аргумент D9 - он обозначает количество праздничных и нерабочих дней периода, меньше 12 месяцев. Введите его вручную, если для работника рассчитывается сумма отпускных за такой период.

Для использования приведенной формулы необходимо наличие архива суммарных выплат за предыдущие месяцы расчетного периода. Как автоматизировать заполнение такого архива, вы узнаете на следующем уроке. А чтобы проверить, как работает формула, уже сейчас, вы можете построить форму архива и вручную заполнить ее ячейки за необходимый период. Начисленную сумму отпускных определите сами.

2.2. Расчет средней зарплаты работников детского сада (среднедневной заработок)

Для расчета среднедневного заработка (СдЗП) необходимо знать:

- среднюю зарплату за расчетный период;

- количество отработанных дней в расчетном периоде.

Методику расчета СдЗП применительно к таблице-ведомости можно проиллюстрировать следующей формулой: