Система определения издержек, работающая независимо от обычной бухгалтерской отчетности, включает только счета и записи и не требует использования контрольных счетов или бухгалтерских проводок, которые связывают эту систему с обычными бухгалтерскими книгами.

При другой же схеме система учета издержек использует контрольные счета в бухгалтерской книге, для которых счета издержек являются субсчетами. При таком устройстве объединенной системы достоверность данных об издержках подкрепляется данными в главной книге. Различные способы организации контрольных счетов вспомогательных бухгалтерских книг часто используются в различных системах бухгалтерского учета в зависимости от сферы производства. Разные подходы, как правило, отличаются незначительно и во всех системах применяется ряд контрольных счетов и вспомогательных книг».

Но система учета издержек не ограничена в функциях, приведенных выше, так как она также предоставляет данные относительно производства и распределения не включенные в бухгалтерские записи. Такие данные обычно используются для сравнения и изучения производственного процесса для дальнейшего планирования производства, издержек, распределения, установления цен и других целей.

С точки зрения организации бухгалтерского учета, разница между учетом издержек и общими принципами бухгалтерского учета незначительна. Различия между ними проявляются в зависимости от того, для кого эти данные готовятся. Учет издержек практически всегда готовится для менеджмента компании. С другой стороны общие данные бухгалтерского учета рассчитываются для всех остальных. Держатели акций, кредиторы, организации типа Комитета по биржам и акциям заинтересованы лишь в общих данных, содержащихся в финансовой отчетности. Таким образом, система калькуляции себестоимости в основном используется в качестве инструмента управления компании.

1. Система калькуляции себестоимости как часть системы учета.

Так как счета издержек являются вспомогательной частью обычной системы счетов, они должны находиться в соответствии с обычными счетами, как гласит основной принцип бухгалтерского учета. Более того, они должны строго соответствовать определенным бухгалтерским правилам, применяемым к их содержанию.

Взаимосвязь счетов издержек. Когда говорят, что эти счета должны быть согласованы, это не обязательно значит, что в каждом блоке должны быть корреспондирующие или дублирующие счета. Имеется в виду, что в главной части бухгалтерской отчетности баланс контрольных счетов должен соответствовать детализированным счетам во вспомогательной книге. Например, контроль над блоком издержек в главной книге может быть осуществлен при помощи одного контрольного счета, сальдо которого будет равно сальдо счетов издержек во вспомогательной книге.

Счета издержек, которые противоречат главному отчету, должны быть пересмотрены и перепроверены на предмет ошибок.

С точки зрения практического применения, существуют такие ситуации, когда счета издержек не всегда точно совпадают с соответствующими контрольными счетами в главной книге. Например, товарно-материальные запасы могут быть отражены в главной книге в денежном выражении, данные о количестве же будут записаны в разделах постоянных запасов системы калькуляции себестоимости. Для учета издержек при потреблении в таких случаях используют стандартную или среднюю цену продукции. В конце отчетного периода разница ликвидируется за счет переоценки запасов. Такие отклонения незначительны и не являются причиной отказа от использования системы ведения отдельных счетов.

Дональд М. Рассел[2] в статье на эту тему перечисляет следующие принципы учета издержек:

1. Финансовые отчеты и источник данных должны быть достоверны и проверены. Метод сбора данных об издержках должен быть точным и объективным. Очень важно, чтобы его точность и пригодность была проверена независимым аудитором, контрольным органом или много раз перепроверена.

2. Система учета издержек данных должна быть разбита на отдельные блоки, которые будут соответствовать определенному этапу производства и будут служить источником информации для менеджмента.

3. Учет должен отражать денежные потоки. Счета издержек должны содержать все данные о средствах израсходованных при производстве продукции.

2. Цели системы калькуляции себестоимости.

3 основных цели систем калькуляции себестоимости:

1. Дополнить основную бухгалтерскую отчетность.

2. Выполнить требования налогового законодательства.

3. Обеспечить устойчивое развитие предприятия.

Дополнение основной отчетности. Система калькуляции себестоимости разработана, чтобы дать информацию о двух вещах:

1. Себестоимость проданной продукции и ее структура.

· Издержки на производство, состоящие из стоимости материалов, рабочей силы и накладных расходов и классифицированные по типу продукта, способу производства и производственного подразделения.

· Издержки обращения и распределения, включающие в себя расходы на рекламу, транспортировку, расходы продавца и т. д. Классифицированные по типу продукта.

· Издержки по управлению предприятием, сгруппированные в зависимости от продукта и производственного подразделения.

2. Себестоимость произведенной продукции, незавершенной либо находящейся в процессе производства, то есть оценка товарно-материальных запасов. Эта часть также должна быть разбита на части: товарно-материальные запасы, рабочая сила, накладные расходы, и сгруппирована по типу продукции, организации производства и производственного подразделения.

Соответствие требованиям налогового законодательства. Налоговый Кодекс и нормативно-правовые акты, издаваемые Комитетом налогового управления, предписывают, какие элементы должны включаться в себестоимость продукции для сбора налогов. Система калькуляции себестоимости должна включать в себя такие элементы, чтобы облегчить подсчет прибыли, а также содержать все необходимые расчеты, с помощью которых определяется себестоимость, в случае проверки со стороны Налогового Управления.

Кодекс также предписывает, какие методы оценки товарно-материальных запасов применять при определении облагаемого налогом дохода. Следовательно, система должна четко отражать основу оценки и содержать все основные расчеты, использованные при определении дохода.

Также система должна относить издержки к соответствующим отчетным периодам особенно сейчас, когда ставки налогов меняются довольно часто. Она должна правильно соотносить издержки и доходы, иначе возникнут трудности при подсчете налогов.

Обеспечение устойчивой работы компании. Система калькуляции себестоимости должна обеспечивать руководство данными, на основе которых будет строиться дальнейшая политика в отношении объемов продукции и цен. Эти данные отличаются от содержащихся в бухгалтерских отчетах. Они должны быть своевременными, так чтобы руководство всегда было в курсе того, что происходит и какие изменения могут произойти в будущем.

Контроль над уровнем издержек означает, что руководство будет пытаться держать их на низком уровне. Система калькуляции должна содержать информацию, которая позволит осуществлять такой контроль с достаточной эффективностью. Она должна отражать стоимость и затраты рабочего времени, материалов, накладных расходов. Она должна отражать стоимость продукции, добавленную на каждом этапе производства. Она должна содержать издержки обращения и быть составлена таким образом, чтобы можно было легко сравнить издержки на различных участках производства. И, наконец, она должна быть легко читаемой, чтобы при необходимости быстро найти требуемую информацию или выявить те участки, где можно снизить издержки.