По данным расходных документов и указанной выше сводной ведомости составляют машинограмму-ведомость расхода материалов) по корреспондирующим счетам. В ней по каждому виду израсходованных материалов в разрезе шифров затрат отражают их сто­имость по учетным ценам, коэффициент отклонений и сумму от­клонений, приходящуюся на израсходованные материалы.

Для получения обобщенных данных по счетам материалов по каждому из них составляют машинограммы-оборотные ведомости. Данные этих оборотных ведомостей сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам и после сверки переносят в машинограмму — Главную книгу.

1.5. Инвентаризация и переоценка материалов

В действующих организациях инвентаризация материалов осуществляется в соответствии с Положением по ве­лению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Россий­ской Федерации (перед составлением годовой бухгалтерской от­четности, кроме запасов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Проведение инвентаризации обязательно также в следующих случаях:

при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случаях пожара, стихийных бедствий или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

в других случаях, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации или нормативными актами Министерства финан­сов Российской Федерации. Кроме того, для контроля за сохран­ностью материалов, условиями их хранения и со­стоянием складского учета в межинвентаризационные периоды целесообразно проводить систематические проверки и выбороч­ные инвентаризации материалов. При этом количество таких ин­вентаризаций в отчетном году устанавливается руководителем ор­ганизации.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационными комиссиями при обязательном участии материально от­ветственных лиц. К началу инвентаризации в карточках складского учета должны быть отражены все операции по движению материа­лов; по каждому из них выведены остатки на день инвентариза­ции; первичные документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и отсутствия неоприходованных или несписанных ценностей материально ответственные лица подтверждают письменно.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии ма­териально ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или обмер каждого вида (сорта) материалов и полу­ченные фактические результаты записывает в инвентаризационные описи. Запись производится по каждому отдельному наименова­нию материалов с указанием номенклатурного номера, вида, груп­пы, артикула, партии, сорта, в единицах счета, массы или меры.

При осуществлении инвентаризации учитываются специфиче­ские особенности отдельных видов материалов. В частности, тара записывается в опись по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, составляется акт на списание с указанием причин негодности и лиц, ответственных за тару.

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других организаций, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные, а также на посту­пившие или отпущенные во время проведения инвентаризации.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материаль­но ответственными лицами, которые подтверждают, что все мате­риалы проверены в их присутствии и претензий к комиссии они не имеют.

Данные инвентаризационных описей используются для со­ставления сличительных ведомостей, в которых фактические дан­ные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны лап, им соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает ха­рактер, причины выявленных расхождений или порчи материалов определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.

Независимо от причин возникновения все недостачи материалов по их фактической себестоимости списывают с кредита счета Материалов в дебет счета Недостач и потерь от порчи ценностей. После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач или порчи материалов руководитель организации принимает решение о порядке их спи­сания со счета Недостач и потерь от порчи ценностей.

Недостачи материальных ценностей в пределах норм естест­венной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета Недостач и потерь от порчи ценностей на издержки производства или обращения хозяйствую­щих субъектов. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Нормы естественной убыли могут применя­ться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также похищенные ценности списываются на счета виновных лиц и оформляются бухгалтерской записью

Д-т сч. Расчетов с персоналом по прочим операциям

(субсчет 'Расчеты по возмещению материального ущерба')

К-т сч. Недостач и потерь от порчи ценностей.

В соответствии с действующим Кодексом законов о труде Рос­сийской Федерации стоимость недостающих, похищенных или ис­порченных ценностей, взыскиваемых с виновных лиц, определяет­ся исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Сведения о рыночных ценах можно по­лучить в органах ценообразования или органах государственной статистики. Разница между фактической себестоимостью матери лов и их стоимостью по рыночным ценам, подлежащая взысканию, отражается по кредиту счета Доходов будущих периодов оформляется бухгалтерской записью

Расчетов с персоналом по прочим операциям (субсчет "Расчеты, по возмещению материального ущерба")

Доходов будущих периодов (субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимо­стью по недостачам ценностей").

По мере погашения задолженности, учтенной на счете Расчетов с персоналом по прочим операциям, соответствующая суммаразницы списывается со счета Доходов будущих периодов в кредит счета Прибылей и убытков.

Недостачи ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников списываются на финансовый результат.

Выявленные при инвентаризации излишки материалов приходуют по дебету счета Материалов по рыночной стоимости и относят на результаты хозяй­ственной деятельности (счет Прибылей и убытков) с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Переоценка материальных ценностей осуществляется в соот­ветствии с действующим законодательством (по решениям Прави­тельства Российской Федерации) в связи с изменением цен и та­рифов. Для отражения сумм разниц от переоценки товарно-мате­риальных ценностей используют счет Переоценки материальных ценностей. По дебету этого счета отражают начисление сумм уцен­ки, а по кредиту - начисление сумм дооценки. Начисленные сум­мы уценки материалов списывают в дебет указанного счета с кре­дита счета Материалов. Начисление сумм дооценки отражают обратной записью.