Выставки

III. «Финишная прямая»

Организационные мероприятия

Документальное обеспечение

3.1. Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа "запуска выставки"

Договоры на участие

3.2 Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки

Детализированный план для застройщика

3.3 Подготовка работы сервис -бюро на выставке

Организация сервис-бюро

3.4 Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы

Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования

3.5 Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентами

Перечень дополнительного оборудования

3.6 Размещение рекламы в СМИ,

направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса

Рекламные модули в СМИ

3.7 Изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы

Комплекс наружной и звуковой рекламы

3.8 Макетирование и изготовление каталога, СD

Каталог, компакт-диск

3.9 Изготовление полиграфической и сувенирной продукции

Полиграфическая и сувенирная продукция выставки

3.10 Разработка и реализация оформления выставочного пространства

Элементы худ оформления выставочного зала

3.11 Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP

Приглашения VIP

3.12 Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ

Пресс-релиз выставки

3.13 Подготовка церемонии Официального открытия выставки

Сценарий открытия выставки с указанием приглашенных лиц

3.14 Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке

Папки экспонентов, пресс-наборы для СМИ

3.15 Привлечение наемного персонала на период проведения выставки (социологическая группа, переводчики, обслуживающий персонал и т.д.)

План -график работы наемного персонала и распределение обязанностей

3.16 Определение методики статистических и социологических

исследований на выставке

Анкеты

Комментарий Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки

· " регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) " исследование отраслевого рынка

Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам

• правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта

" данные статистических исследований служат для

организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий

• данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)

• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

• динамика маркетинговой информации за ряд лет дает

представление о новых тенденциях рынка, а , следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы

Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет

В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ .

Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок

• цели участия в выставке,

• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет

· приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном

• выдача бэджа на постоянное посещение выставки

• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции

3.17 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок  

Сценарий съемок и фоторепортажей

3.18 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год

Заявка и рекламные материалы на следующий год  

3.19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут)  

План тематических экскурсий и посещений  

3.20 Подготовка материалов

к раздаче среди участников деловой

программы  

Папка участника деловой программы»:

программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция  

3.21 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки  

Организационный план работы сотрудников на выставке


Страница: