Организационные мероприятия

Документальное обеспечение

1. Застройка

Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.)

Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона

Организация сервис-бюро

Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы)

«Папка экспонента»

2. Рабочие дни выставки  

Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР

Реализация деловой программы:  

· Регистрационные листы

· Социологическое исследование

· Отчетные и рекламные материалы мероприятия

· Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест)

· Регистрация участников, раздача материалов

· Ведение протокола

· Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы

· Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия

Подготовка ежедневной Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона

Программа дня  

Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки

Работа сервис-бюро дирекции-

ксерокопирование

фотография  

ламинирование

Р/С, машинопись и т.д.

Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов и СО, консультации экспонентов, организационные вопросы)  

Обеспечение работы VII5 зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций)  

Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне

Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке

Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение

Наборы рекламной продукции

Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра

График объявлений и тексты

Организация графика встреч официальных лиц и партнеров

База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами

Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над ходом исследования)

Результаты социологического исследования

Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т.д.)

Организация видео- и фотосъемки

Видео-, фотоматериалы

Работа с экспонентами по участию в выставке следующего года

Заявки на участие в выставке следующего года

Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ

Договора и протоколы о намерениях,

3. Демонтаж выставки

5.1 Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком  

Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком

5.2 Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами  

Заявки на участие в выставке следующего года

5.3 Подготовка Официального отчета дирекции:

Официальный отчет проекта