1. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

В соответствии с действующим положением учет денежных средств организуется в кассе гостиницы, турфирмы, на расчетном, валютном и прочих счетах в банке.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях Российской Федерации регламентируется постановлением ЦБ РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40; Указаниями ЦБ РФ "О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента РФ от 18.08.96 № 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения" от 12.11.96 № 360; письмом Департамента регулирования денежного обращения ЦБ РФ от 17.02.94 № 14-4/35 "О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"; письмом ЦБ РФ "По вопросам упорядочения наличноденежного обращения" от 28.01.97 № 14-4/50; письмом ГНИ РФ от 5 февраля 1998 г. № ВК-6-16/84 "Классификатор контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации".

В соответствии с нормативными документами каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть оборудовано и защищено в соответствии с действующим порядком. Всю полноту ответственности за создание таких условий несет руководитель (директор) предприятия Сумма средств, которая может находиться в кассе, определяется лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с предприятием.

Лимит кассового остатка каждая организация определяет индивидуально по согласованию с банком с помощью расчета по форме № 0408020, утвержденной Положением ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ". Этот расчет организация должна представить в обслуживающий ее банк. Расчет лимита остатка кассы подписывают руководитель и главный бухгалтер организации.

Если организация имеет несколько счетов в двух и более банках, то она по своему усмотрению может обратиться в один из них с расчетом на установление кассового лимита. После того, как лимит кассового остатка установлен, организация рассылает остальным обслуживающим ее банкам уведомление об определенном ей лимите остатка кассы. Если организация не представила расчет ни в один из обслуживающих ее банков, то лимит остатка кассы считается нулевым, а денежная наличность в кассе - сверхнормативной и в обязательном порядке должна сдаваться в банк.

Лимит остатка кассы при необходимости в течение года может быть пересмотрен по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Учет кассовых операций осуществляет кассир, который под расписку должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. На основании заключенного договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведение кассовой книги. Наличные деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (ф. № KO-I), подписанному главным бухгалтером, с выдачей лицу, сдающему деньги в кассу, квитанции о приеме.

Квитанция является частью приходного ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег кассиром. Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (ф. № КО-2) на основании платежных ведомостей, заявлений о произведенных расходах с приложенными к ним товарными чеками, квитанциями, справками; удостоверяющими факт расходования денег и иными оправдательными документами. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.

Заработная плата выплачивается по платежной ведомости. По истечении трех дней на общую сумму выданной зарплаты выписывается расходный кассовый ордер. В случаях выдачи средств по доверенности в ведомости делается надпись "По доверенности", а сама доверенность прилагается к платежной ведомости.

Заработная плата, не выданная в установленный срок, депонируется и сдается в банк. На депонированные суммы составляется расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Он представляет собой учетный регистр следующего вида.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все факты поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге, страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах.

Второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира, который ежедневно в конце рабочего дня передается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. В отчете кассира подсчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день, и определяется остаток на конец дня.

В гостиницах, на турфирмах при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором, ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.