В заключение данного раздела хочется отметить, что лучший способ продвижения любого товара, в т.ч. и образовательной услуги, - обеспечение их высокого качества, поскольку наиболее эффективный путь к формированию положительного имиджа и репутации учебного заведения – устные рекомендации бывших слушателей.

3.3. Совершенствование системы управления персоналом

Разработка должностных инструкций. Проведенный анализ организации управления в Учебном Центре выявил отсутствие ясного понимания сотрудниками своих должностных обязанностей и четкого распределения ответственности. Каждый работник, несомненно, выполняет, как правило, определенный круг работ. Однако в ситуациях, требующих повышенной интенсивности труда и собранности (например, когда неожиданно поступает распоряжение руководства в кратчайший срок предоставить какую-либо информацию по установленной форме), данное упущение становится очевидным. Таким образом, каждое внеплановое указание сверху вызывает панику, повышенное беспокойство, раздражение, при этом все сотрудники отрываются от своей текущей работы и подключаются к срочному выполнению задания, даже если оно не входит в сферу их ответственности. Кроме того, подобная стихийность организации труда приводит к таким негативным последствиям, как:

-неравномерная загрузка персонала в долгосрочном периоде, что приводит к потерям рабочего времени и значительным перегрузкам, которые составляют до 40% от общего фонда времени (т.е. можно предположить, что около трети рабочего времени в Учебном Центре расходуется весьма неэффективно);

-увеличение продолжительности рабочего дня некоторых работников. На практике это выражается в том, что сотрудникам периодически приходится оставаться на работе после окончания трудового дня. И хотя подобное положение закреплено юридически в виде режима ненормированного рабочего дня (за что сотрудники Учебного Центра имеют соответствующую компенсацию – доплату или дополнительный отпуск), количество и продолжительность таких задержек вполне можно было бы сократить путем более эффективной организации труда;

-большие трудности в адаптации и последующей работе для новых сотрудников Учебного Центра;

-заметное ухудшение психологического климата в коллективе, повышенная конфликтность и т.п.

Все вышеперечисленное естественным образом отрицательно сказывается на эффективности деятельности Учебного Центра в целом.

Более глубокое изучение деятельности Учебного Центра позволило определить причину подобного положения – оказалось, что в Учебном Центре отсутствуют должностные инструкции. Единственный документ подобного рода, который имеется в наличии в Учебном Центре - служебная записка на имя Генерального директора об увеличении штатного расписания, в которой очень кратко и расплывчато обозначаются обязанности каждого сотрудника.

Для преодоления сложившейся ситуации нами было подготовлено предложение о разработке для каждого сотрудника должностных инструкций, которые позволят:

-рационально распределить функциональные обязанности и ответственность работников;

-повысить своевременность, надежность и качество выполнения трудовых задач;

-улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между сотрудниками, в том числе между руководителем и подчиненными;

-четко определить функциональные связи работников и их взаимоотношения с коллегами;

-конкретизировать права работников;

-повысить коллективную и личную ответственность работников за оперативность и качественное выполнение функциональных обязанностей, а также укрепить служебную дисциплину;

-повысить эффективность материального и морального стимулирования работников;

-организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками;

-обеспечить объективность при аттестации сотрудников, их поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

В рамках дипломного проекта были разработаны должностные инструкции для сотрудников Учебного Центра (текст должностной инструкции для руководителя приводится в прил. 3.8.). При этом мы руководствовались следующими основными принципами.

Должностная инструкция представляет собой организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, утверждается ее руководителем, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности). Должностная инструкция является логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении.

Перечислим основные разделы должностной инструкции[10].

-Общие положения. В данном разделе указывают:

● категорию должности;

● квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью: требования, в отношении специальных знаний, знаний различных законодательных, нормативных и руководящих документов, а также методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. Кроме того, здесь определяются уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы;

● порядок назначения и освобождения от должности;

● основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

● наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник;

● перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются);

● порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

-Основные задачи и функциональные обязанности. Этот раздел является важнейшей частью должностной инструкции и по объему занимает около 60% всего документа. Здесь указываются основные задачи работника и соответствующие им обязанности с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

-Права. В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации.

-Ответственность. Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.

-Условия работы.

-Сфера деятельности. Право подписи.

-Комментарии.

Макет должностной инструкции приведен в прил. 3.9. Отметим ряд требований к должностной инструкции, повышающих эффективность их применения:- краткость[11]; - ясность;- однозначность;- отсутствие противоречивых и/или несовместимых положений;- единство стиля; - полнота, исчерпываемость.