Затраты на предоставление услуг ОАО “Калининград” рассмотрим в виде таблицы, где показано за счет каких расходов формируется себестоимость оказываемых услуг.

Таблица 2.

Структура затрат гостиничного хозяйства в 1999 году

Информационные системы

Информационную систему ОАО “Калининград” можно представить в виде системы модулей. Все они образуют информационные потоки:

Рассмотрим подробнее каждый из этих модулей.

Модуль менеджера

По другому этот модуль можно назвать системой поддержки управления гостиницей. Он может генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в определенной время распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров. Такая система способна:

· устанавливать число дней для хранения оперативной информации о госте, как для активных так и неактивных счетов

· подсказать как должна рассчитываться средняя стоимость номера и загрузка отеля

· гибко изменять формат информации о госте

· устанавливать приоритеты номеров, чтобы изменить последовательность в которой продаются номера

· передавать определенные сообщения и инструкции операторам всякий раз когда они подключаются к системе

Модуль административной службы

Это центральная система, которая аккомулирует данные о техническом состоянии номеров, текущем статусе номеров, текущих расценках за номера, текущей занятости отеля.Также с ее помощью осуществляется резервирование и регистрация гостей, ведется учет их истории для выявления постоянных клиентов.Таким образом, административная служба осуществляет ведение личного счета гостя, где отражаются не только затарты, которые он произвел в номере, но и плата за еду в ресторане, за чистку одежды в химчистке и т.д.Конструктивно этот модуль распадается на несколько подмодулей.

Основной гроссбух - ведет личные счета гостей.

Предпродажная проверка - осуществляет проверку кредитоспособнос-ти клиента перед продажей номера.

Телефонная консоль - представляет собой мини-АТС, с возможностью переадресации звонков, определителем имени звонящего( если зво-нок производится из номера) или его номера.

Учет телефонных звонков гостя - в автоматическом режиме учитавает стоимость произведенных звонков и направляет ее в личный счет гостя.

Модуль отдела резервирования

Предназначен для автоматизации работы отдела резервирования номеров.Основные функции:

· ведение листа ожидания на неограниченное число дней

· оформление групповых заявок через обычную, групповую или делегатскую системы.

· просмотр информации о предыдущем пребывании гостя, в том числе номер комнаты, особые запросы и комментарии оператора

· бронирование номеров по каждой заявке или группе заявок

· присвоение номерам различных тарифных статусов ( обычный, люкс, президентский)

· предупреждение возникновения ситуации превышения заявок над количеством свободных номеров

· печать подтверждений заявок

Модуль подразделения питания.

Информационные потоки в этом отделе требуют отдельного рассмотрения.

Информация от поставщиков попадает на кухню шеф-повару.Если она касается пополенеия склада, то она проходит через бухгалтерию, где поступивший товар оформляется документально.В отдел бухгалтерии поступает также поток финансовой информации о полученной выручке.Из отдела обслуживания в номерах на центральный кухонный терминал потупают заказы от гостей отеля.Также заказы поступают и из торгового зала.

В торговом зале и в отделе обслуживания в номерах находятся кассовые аппараты и терминалы с сенсорными экранами и возможностью считывания информации с магнитных карточек. Терминалы необходимы для проведения рассчетов с гостями и учета потребленной продукции.

Модуль отдела горничных

Данный модуль используется для поддержания информации о состоянии номеров для управленческих нужд и для отдела резервирования.Каждому номеру присваивается статус либо “свободно” либо “ занято” в общем случае.Горничные присваивают свои статусы: “ чистка не произведена”, “чистая” и “готова для продажи”.Когда гость вселяется, статус его номера автоматически переводится в “занято”. Основные функции:

· снабжение самой последней информацией о состоянии номеров отдела администрации и резервирования

· предоставление полной информации о заполняемости отеля, включая прогноз

· связь с ТВ-системой, позволяющей изменять статус номера при помощи телетекста

Информационные системы отдела маркетинга не включены в основную сеть гостиничного комплекса, так как этот отдел находится как бы снаружи отеля.Работники в нем, представляют собой неких “поставщиков” гостей отеля и поэтому им не требуется прямая связь с внутренними подразделениями гостиницы. Она лишь требуется в случае изменения финансовых условий проживания и увеличения набора предлагаемых услуг.

Анализ безубыточности и оценка финансовой прочности