Работа с файлами подписей во всем аналогична работе с заголовками. Единственное отличие - вместо "Доп заголовок" в меню нужно выбирать - "Файл подписи".

Ограничения по длине файла подписи - те же, что и вообще для писем.

7. Адресная книга

Адресная книга позволяет избавиться от утомительного набора адресов абонентов при отсылке письма, а также дает возможность хранить довольно полную информацию об абонентах.

В адресную книгу записываются адрес абонента по ЭП, Ф.И.О абонента, его место работы, должность и прочая информация.

Все адреса в адресной книге хранятся по адресным группам. В каждую адресную группу Вы можете объединять некоторое количество абонентов по своему усмотрению.

7.1. Создание адресной группы

Для создания новой адресной группы нужно сделать следующее.

1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".

2. Выбрать "Адресная книга".

3. В появившемся окне будут перечислены все созданные когда-либо адресные группы. Для добавления новой адресной группы к уже имеющимся нужно нажать <Insert>, а для удаления уже имеющейся - <Delete>.

4. На предложение ввести имя - ввести имя новой адресной группы и нажать <Enter>. Допустимая длина имени адресной группы - не более 8 символов.

7.2. Запись нового абонента в адресную книгу

Для записи нового абонента в адресную книгу нужно сделать следующее.

1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".

2. Выбрать "Адресная книга".

3. Установить курсор на адресную группу, в которую Вы решили включить нового абонента, и нажать <Enter>.

4. На экран будет выдан список абонентов данной группы. Добавление нового абонента - клавиша <Insert>.

5. Заполнить предложенный бланк сведений об абоненте (обязательными к заполнению являются лишь первые 4 строчки).

6. Выход с сохранением введенной информации - F10.

7.3. Редактирование записей в адресной книге

Для изменения сведений об абоненте в адресной книге нужно выполнить следующие действия.

1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".

2. Выбрать "Адресная книга".

3. Установить курсор на адресную группу, в которой находится абонент, и нажать <Enter>.

4. Установить курсор на имя нужного абонента и нажать <Enter> (удаление выбранного абонента - клавиша Delete).

5. Отредактировать запись об абоненте.

6. Выход с сохранением введенной информации - F10.

8. Подготовка писем к отсылке

Подготовка письма к отсылке включает в себя следующие действия: выбор документа для отсылки, заполнение "конверта" письма, перекодировка письма в формат, удобный для пересылки по сети. Также, в письмо будут добавлены заголовок и подпись, если таковые были выбраны (см. разделы 5.3 и 6).

8.1. Подготовка к отсылке письма, написанного во встроенном редакторе

Для подготовки к отсылке письма, написанного во встроенном редакторе, нужно выполнить следующие действия.

1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".

2. Выбрать "Письмо". Вам будет предложено набрать имя присвоенное документу при его создании (см. раздел 4.1). Следует набрать имя и нажать <Enter>. Если документа с таким именем в данной "папке" нет, то, для смены "папки" следует нажать F2, и выбрать нужную.

Если письмо нужно закодировать (см. раздел 12.1), следует нажать F8. Программа автоматически закодирует письмо.

3. Машина предложит заполнить "конверт" отправляемого письма. Здесь нужно ввести адрес абонента (например ivanov@xatom.ai.x-atom.net), тему отправляемой почты и адрес посылки копии данной почты (обязательной к заполнению является лишь первая строка).

Здесь можно воспользоваться адресной книгой. Для вызова адресной книги нужно нажать F6. Выбор абонента осуществляется нажатием клавиши <Enter>, после этого адрес выбранного абонента переносится на конверт отправляемого письма.

4. После заполнения "конверта", нужно нажать F10 и ответить "Y" на вопрос: "Опустить в почтовый ящик?". Теперь письмо готово к отсылке. Если будет выбрано "N", то заполнение "конверта" может быть продолжено.

8.2. Подготовка к отсылке письма написанного во внешнем редакторе

Файл с текстом письма может быть помещен в "папку" (см. раздел 11.3), тогда подготовка письма к отсылке осуществляется в соответствии с разделом 8.1.

Для подготовки к отсылке письма написанного во внешнем редакторе и не находящегося в "папке", нужно выполнить следующие действия.

1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".

2. Выбрать "Письмо". Вам будет предложено набрать имя документа.

Если файл с текстом письма находится на другом диске или на дискете, то нужно вручную набрать имя файла с указанием полного пути к нему (например А:\letter.doc).

Если файл с текстом письма находится на том же диске, что и пакет MAIL2, следует нажать <Enter>.

Если письмо нужно закодировать (см. раздел 12.1), следует нажать F8. Программа автоматически закодирует письмо.

3. Передвигая курсор по каталогам жесткого диска нужно выбрать файл необходимый к отсылке и нажать <Enter>.

4. Заполнить "конверт" отправляемого письма согласно п.п.3 раздела 8.1.

5. После заполнения "конверта", нужно нажать F10 и ответить "Y" на вопрос, - "Опустить в почтовый ящик?" Теперь письмо готово к отсылке.

8.3. Подготовка "сложных" писем

Пакет MAIL2 позволяет отправлять не только обычные письма, но и "сложные" письма. Сложные письма - это письма, состоящие из двух и более файлов. Для подготовки такого письма нужно сделать следующее.

1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".

2. Выбрать "Письмо". Вам будет предложено набрать имя документа.

3. Набрать имя первого файла, который будет вкючен в письмо.

Если текст письма подготовлен во встроенном редакторе пакета MAIL2, см. п.п. 2 пункта 8.1

Если текст письма подготовлен во внешнем редакторе, см. п.п. 2 пункта 8.2.

4. Нажать F10 и затем <Enter>. Передвигая курсор по каталогам жесткого диска, нужно выбрать следующий файл, который будет вкючен в письмо и нажать <Enter>.

5. В зависимости от того сколько файлов предполагается включить в письмо - столько раз выполнить операции описанные в п.п. 4 данного раздела.

Если письмо нужно закодировать (см. раздел 12.1), следует нажать F8. Программа автоматически закодирует письмо.

6. Заполнить "конверт" отправляемого письма согласно п.п. 3 раздела 8.1.

7. После заполнения "конверта", нужно нажать F10 и ответить "Y" на вопрос, - "Опустить в почтовый ящик?". Теперь письмо готово к отсылке.

8.4. Просмотр неотправленной почты.

Пакет MAIL2 позволяет также просматривать еще не отправленную, но уже готовую к отправке почту. Просмотр неотправленной почты производится следующим образом.