Переходим от планов финансовой деятельности к составлению бюджета компании

Предварительный отчет о доходах и расходах компании можно преобразовать в бюджет компании на будущий год. Такой отчет представляет собой прогноз, а бюджет применяется для планирования, координации и управления операциями компании. Периоды времени, на которые составляется бюджет, могут варьироваться. В зависимости от таких факторов, как потребность в информации, структура сбыта (например, сезонные пики и падения в сравнении с тенденциями стабильного сбыта), операционные методы и финансовая структура, компания может разработать годовой, поквартальный или помесячный бюджеты.

Предположим, что компания "Светлана" хочет составить поквартальный текущий бюджет на 1998 год, основанный на предварительном отчете о доходах и расходах на этот год. Такой поквартальный бюджет показан на рис.7.

Квартальный бюджет, подобно плану финансовой деятельности, основывается на предположении о том, что основным фактором, влияющим на расходы предприятия, является объем продаж. Так получилось, что доходы обсуждаемой нами фирмы имеют несколько сезонный характер: традиционно 20% продаж приходится на первый квартал, 40% – на второй, 25% – на третий и 15% – на четвертый. Чтобы соответствующим образом распределить объем плановых годовых продаж по четырем кварталам, необходимо ввести следующие данные:

в ячейку С3:

= 0,2*В3

в ячейку D3:

= 0,4*В3

в ячейку Е3:

= 0,25*В3

в ячейку F3:

= 0,15*В3

Эти формулы распределяют общую сумму запланированного дохода по кварталам с учетом процентных показателей по каждому кварталу за предшествующие годы.

Уровень товарно-материальных запасов на начало каждого следующего квартала повторяет уровень этих запасов на конец предыдущего квартала.

Закупки материалов в течение каждого квартала представляют собой функцию общей суммы плановых закупок на год и объема нетто-продаж по кварталам. Формула в ячейке С6 (закупки материалов в первом квартале) такова:

= $В6*С$3/$В$3

Данная формула представляет объем прогнозируемых закупок материалов на год (ячейка В6), распределенный пропорционально ежеквартальному процентному показателю нетто-продаж (ячейка С3) в объеме годовых нетто-продаж (ячейка В3). Используя в формуле смешанные ссылки, копирование и вставку из ячейки С6 в ячейки D6:F6, можно преобразовать соответствующим образом ссылку на квартальные нетто-продажи ячейки С3 к ячейкам D3:F3.

Товары, готовые к продаже, – это товарно-материальные запасы на начало квартала плюс закупки, осуществленные в течение данного квартала.

Прогнозируемые товарно-материальные запасы на конец квартала основываются на сумме материалов, готовых к продаже, за вычетом суммы выручки. Выручка также является функцией нетто-продаж. Например, формула для определения количества товаров, готовых к продаже, представленная в ячейке С9, имеет вид:

= $В9+С$3/$В$3

Следующим планируется объем товарно-материальных запасов на конец квартала, который вычисляется по следующей формуле:

= С7-С9

Сумма валовой прибыли рассчитывается путем вычитания суммы выручки из суммы нетто-продаж. Например, запланированную валовую прибыль в первом квартале получаем с помощью следующей формулы:

= СЗ-С9

Ежеквартальные расходы предварительно оцениваются путем распределения годовых расходов пропорционально процентным показателям поквартальных нетто-продаж от общей суммы нетто-продаж. Так, например, расходы на рекламу в первом квартале можно предварительно рассчитать помощью следующей формулы:

= $В12*С$3/$В$3

И опять-таки, при использовании смешанных ссылок эта формула может быть скопирована и вставлена в остаток диапазона С15:С19, после чего значения, содержащиеся в ячейках, будут откорректированы. Предполагается, что строки 13 и 14, содержащие показатели расходов на аренду помещения и износ оборудования, при изменении объема нетто-продаж остаются неизменными; они предварительно рассчитываются на основе самых последних данных (доступных на конец предшествующего периода).

Общие издержки получаются путем суммирования всех расходных статей каждого квартала, а сумма налогов предварительно оценивается как 25% от текущего дохода (валовая прибыль минус расходы). Чистый доход рассчитывается путем вычитания из суммы валовой прибыли суммы общих издержек и суммы налогов.

Теперь предположим, что компания "Светлана" желает равномернее распределять свои операции по кварталам. Хотя показатели ежеквартальных неттопродаж будут продолжать носить сезонный характер, существует возможность получить от клиентов в первом квартале предварительные сметы о планируемых заказах на второй, третий и четвертый кварталы. В этом случае можно ровнее сбалансировать рабочую загрузку предприятия, что позволит избежать дополнительных расходов на оплату сверхурочной работы во время самого напряженного второго квартала.

Согласно предварительной оценке специалистов "Светланы", эти дополнительные расходы в течение года составят около 10 000 тыс.руб На рис.8 представлены результаты, которые можно достичь при более равномерном распределении рабочей загрузки по кварталам.

Во-первых, закупки товарно-материальных запасов, указанные на рис.3, равномерно распределены между всеми четырьмя кварталами. Это сделано на основе предположения о том, что загрузка предприятия будет постоянной, вследствие чего восполнение товарно-материальных запасов также должно носить постоянный характер.

Во-вторых, запланировано снижение расходов по заработной плате с 99 630 тыс.руб до 90 000 тыс.руб. Это означает, что специалисты компании хотят уменьшить расходы на выплату за выполнение сверхурочных работ. Кроме того, выплаты по заработной плате (см. рис.8) – также постоянная величина для всех четырех кварталов. Это достигается с помощью изменения формулы в ячейке С17:

= $G17/4

Данная формула копируется и вставляется в ячейки D17:F17.

Выполнение таких корректировок приводит к нижеследующим результатам.

·В результате экономии выплат за выполнение сверхурочной работы чистый годовой доход возрастает на 7 223 тыс.руб.

· Суммы чистого дохода по кварталам становятся менее равномерными. Это происходит потому, что валовой доход в каждом квартале остается неизменным, а поквартальные расходы снижаются, причем во втором квартале – весьма значительно – почти на 25%.

Большинство вычислений измененных итогов 1998 года, указанных в столбце G, представляют собой не что иное, как сумму поквартальных показателей. К вычислениям товарно-материальных запасов это, однако, не относится: за начальную сумму товарно-материальных запасов берется сумма начальных товарных запасов первого квартала, а в качестве показателя уровня запасов на конец отчетного периода – данный показатель на конец четвертого квартала. Ценой реализации является сумма уровня запасов на начало отчетного периода и закупок. А выручка представляет собой разницу между ценой и стоимостью товарно-материальных запасов на конец отчетного периода.