- организация работы;

- управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допус­кающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимо­отношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства исполь­зуют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными усло­виями работы данного аппарата управления и его делопроизвод­ственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывает­ся должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обес­печивает условия для его эффективной работы.

Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и за­крепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс вза­имоувязанных документов, созданных по единым правилам и тре­бованиям, содержащих информацию, необходимую для управле­ния в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, ин­струкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, изда­ющих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет пра­вовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, струк­турных подразделений документов вышестоящих органов или до­кументов других организаций осуществляется в форме, установ­ленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения кол­легиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Принципиальное решение о внедрении единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота было принято Правительством Мордовии более года назад. Изучив рынок систем автоматизации делопроизводства и опыт других регионов, специалисты Аппарата Правительства остановили свой выбор на системе «Дело» компании ЭОС, поскольку она полностью соответствует нормам российского делопроизводства и успешно зарекомендовала себя в органах власти ряда российских регионов. Кроме того, система «Дело» позволяет обеспечить «прозрачный» и защищенный обмен электронными документами между территориально удаленными учреждениями, что крайне важно для построения распределенных систем документооборота.

Для автоматизации, как и в других регионах, была выбрана версия системы «Дело», работающая на платформе Microsoft Windows® 2000 и SQL Server™ 2000, которая обеспечивает оптимальное соотношение «цена /производительность» и проста в эксплуатации. Как и при проведении других региональных проектов, выполнявшихся компанией ЭОС ранее и начинавшихся с пилотных проектов автоматизации документооборота в отдельных государственных учреждениях уровня субъекта федерации, внедрение системы в органах государственной власти Республики Мордовия начинается с пилотного проекта в Аппарате Правительства Республики. Система автоматизации документооборота на базе технологий Microsoft и системы «Дело» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) начала функционировать в апреле 2002 года в Аппарате Правительства Республики Мордовия. В дальнейшем планируется охватить все центральные ведомства Мордовии и установить систему «Дело» во всех госучреждениях муниципального и районного уровня.

Поскольку это четвертый подобный проект за последние несколько месяцев, уже можно говорить о некоторой тенденции. И эта тенденция показывает, что регионы Российской Федерации по уровню развития инфраструктуры и общему пониманию проблемы уже готовы к внедрению систем автоматизации документационного обеспечения управления с элементами электронного документооборота. Характерно, что все эти региональные проекты являются инициативами регионов и опережают принятую недавно Федеральную Целевую Программу «Электронная Россия», хотя, по сути, реализуют заложенные в ней цели. Поэтому крайне важно, чтобы в ходе реализации этого направления Федеральной Целевой Программы был учтен опыт регионов, уже достигших успехов в этой области.

2.2 Проблемы организации документооборота в органах местного

самоуправления (на примере Администрации г. Саранска)

Функции обеспечения документооборота в Администрации г. Саранска выполняют несколько подразделений – общий и архивный отдел, отдел оргработы и частично некоторые другие. Организация управления документооборота в Администрации типична для органов местного самоуправления.

Все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре - общем отделе.

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, в Администрации носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. Основные объективные проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных ИТ-решений в органах муниципального управления, являются, по существу, организационными:

- повышение компьютерной грамотности широкого круга служащих;

- блокирование каналов и способов некорректного использования в личных целях;

- устранение пробелов в организации работы государственных органов;

- тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации ИТ-решения;

- правильный выбор исполнителя проекта автоматизации, а также оптимальных аппаратной и программной платформ.

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).