1. автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;

2. электронный документооборот и делопроизводство.

Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе основным подходом к автоматизации документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.

Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

В органах государственной власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме.

Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.

Не вызывает сомнения необходимость перевода российских органов государственной власти и местного самоуправления на электронный, безбумажный документооборот. Однако, для подобного перевода нужна серьезная подготовка. Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

Автоматизация традиционного, бумажного документооборота является промежуточным решением, используемым для повышения эффективности работы органа государственной власти или местного самоуправления.

Для претворения этого решения в жизнь Microsoft совместно с партнерами предлагает тесно интегрированный комплекс программных средств [19, с. 61]:

1. операционные системы Microsoft Windows® и Microsoft Windows Server;

2. система управления базами данных (СУБД) Microsoft SQL Server™;

3. система автоматизированного делопроизводства и документооборота;

4. система автоматизации архивного дела;

5. сервер обмена сообщениями Microsoft Exchange Server;

6. программный пакет Microsoft Office®.

Предлагаемое решение основывается на электронном контроле за операциями, производимыми с бумажными документами, а также за использованием электронных копий документов в тех случаях, когда не требуется заверять их подлинность.

В настоящее время на платформе Microsoft существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям.

В качестве примера в последующих разделах будет рассмотрена система «Дело» компании «Электронные офисные системы».

Данная система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Она обеспечивает ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов.

Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в органе власти. Данный комплекс программного обеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работы с документами в территориально-распределенных подразделениях или представительствах органа власти. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями.

Основные факторы эффективности автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения:

1. Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.

2. Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.

3. Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.

4. Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.

Основа предлагаемого решения – система автоматизации делопроизводства и документооборота – является современным масштабируемым решением.

Единицей хранения в информационной системе является регистрационная карточка (далее РК) документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Содержащая исчерпывающие сведения о документе, она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается она современной высокопроизводительной СУБД.

Функциональные возможности САДД поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

1. входящие;

2. исходящие (внутренние);

3. письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и т.д. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т.д.