Вспомогательные материалы, топливо и запасные части целесообразно отпускать по заборным листам (книжкам). Заборные листы открываются по отдельным цехам и используются для отпуска со склада различных видов материалов в течение отчетного периода накопительными итогами в хронологической последовательности.

Отпуск материалов на сторону и в переработку оформляется накладной на отпуск материалов на сторону, выписываемой службой маркетинга.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используется на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материала.

Перемещении материалов с одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или другую кладовую данного предприятия оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой по распоряжению службой маркетинга. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственными лицами цеха (участка), сдающего ценности.

Материалы, полученные с центрального склада или цеховых складов (кладовых) представителем цеха (участка), должны полностью сдаваться в кладовую. Сдача цехами и участками из производства на склад изготовленных или переработанных материальных ценностей оформляется накладными на внутреннее перемещение. Этими же накладными оформляется сдача цехами (участками) на склад из производства остатков неизрасходованных материалов, отходов, возникающих в процессе производства продукции, материалов, полученных от ликвидации основных средств, в процессе ремонтов и т.д.

Контроль за использованием материалов в производстве имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на предприятии нормам. Основные причины отклонений норм расхода материалов – экономия или перерасход материала при раскрое, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак и т.д.

Различают три метода контроля за расходованием материалов и выявлением отклонений:

· документирование отклонений;

· учет партионного раскроя материала;

· инвентарный метод.

Методом документирования пользуются для выявления отклонений, возникающих вследствие замены материалов, брака, расхода сверх установленных норм и т.д. Эти отклонения от норм оформляются разовыми требованиями, выписываемыми в дополнение к лимитно-заборным картам с указанием причин и виновников отклонений.

Метод партионного раскроя материалов – метод, при котором используют раскройные листы, карточки учета раскроя или ведомости. Раскройную карту или лист открывают на каждую партию материала, подлежащего раскрою, на определенное количество заданных деталей на одном рабочем листе. Сравнивая фактический расход с нормативным, выявляют отклонения при раскрое, их причины и лиц, от которых эти отклонения зависели.

Там, где отклонения невозможно выявить партионным методом применяют инвентарный метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода каждому цеху, участку или исполнителю, с остатками выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в цехах ведутся карты учета использования материалов, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический выпуск изделий с нормой, выявляют величину отклонений.

При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов используют товарно-транспортную накладную. Такой порядок отпуска материалов объясняется необходимостью особого контроля за любым материалом, вывозимым за пределы предприятия.

1.7.8. Организация учета материальных ценностей на складе.

Во всех хозяйствующих субъектах товарно-материальные запасы учитываются как в местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных ценностей в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально ответственными лицами в натуральном выражении, т.е. по количеству (м, кг, шт, л и т.д.), наименованиям, сортам, ценам в соответствии с установленной номенклатурой.

Складской учет осуществляется на специальных карточках или амбарных (складских) книгах. В зависимости от характера организации складского учета карточки могут быть количественного, количественно-суммового и количественно-сортового учета. В карточках указываются наименование товара, его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена. Для учета движения материалов на каждое наименование открывается карточка или отводится несколько страниц в книге. Записи в карточках или книгах производятся материально-ответственными лицами на основании первичных товарных документов.

Складской учет, который ведется только по количеству, является оперативным. Поэтому он, как правило, дополняется аналитическим учетом в бухгалтерии, который осуществляется различными методами. Наиболее распространенным является сортовой метод, при котором учет ведется в натуральном и денежном выражении, т.е. по наименованиям, сортам, количеству, цене и сумме, по материально-ответственным лицам или бригадам (количественно-суммовой учет).

В отечественной практике наиболее широкое применение нашел оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета товарных запасов. Его отличительной особенностью является то, что бухгалтерия не ведет громоздкого и трудоемкого учета товаров по наименованиям, сортам, количеству и ценам и, следовательно, не дублирует записи складского учета. Она ограничивается учетом движения материалов лишь в стоимостном выражении по материально-ответственным лицам.

Заведующий складом обязан регулярно информировать службу маркетинга в соответствии фактического остатка всех видов материалов установленным нормативам. По сигнальным справкам складов эта служба должна принимать меры по закупке недостающих материалов и реализации излишних.

Увязка учета ценностей на складе и в бухгалтерии достигается ведением книги (ведомости) остатков материалов, которая открывается на год, отдельно по каждому складу.

По окончании каждого месяца заведующий складом переносит в эту книгу (ведомость) количественные остатки материалов по данным карточек складского учета и скрепляет записи своей подписью. Месячные итоги, выведенные по книге (ведомости) остатков, должны быть сведены с показателями групповых оборотных ведомостей, которые составляет бухгалтерия по данным накопительных ведомостей. Показатели групповых оборотных ведомостей, в свою очередь, должны быть сверены с записями в регистрах синтетического учета. Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения должны быть исправлены. Для того, чтобы упростить поиск и облегчит исправление ошибок, целесообразно первичные документы по движению материалов после их обработки хранить в карточке по номенклатурным номерам и по складам.