Справочный аппарат издания - сведения справочного, научного или пояснительного характера, дополняющие основной текст, помогающие лучше понимать его. В его состав входят: титульный лист, предисловие, вступительная статья, послесловие, примечания, списки литературы, содержание (или оглавление), указатели, приложения. Именно из этих элементов извлекаются основные сведения для составления справочной аннотации.

Основной текст издания отличается четкой логической последовательностью изложения, предусматривающей его деление на части, разделы, главы, параграфы. Заголовки этих структурных элементов являются наиболее информативными и служат основой для характеристики содержания документа при аннотировании.

В основе построения справочной аннотации лежит формализованный подход. Сущность используемого метода заключается в том, что при составлении справочной аннотации заранее заданы некоторые формальные правила, которые регламентируют деятельность человека при аннотировании.

Формальные правила сводятся к следующему:

1. Определяются элементы структуры издания, которые подлежат анализу с целью извлечения информации для составления справочной аннотации;

2. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует обязательно включить в состав аннотации;

3. Приводится перечень формальных текстовых признаков (маркеров и индикаторов), позволяющих выделить заданные в структуре справочной аннотации аспекты содержания;

4. Задаются правила редактирования извлекаемых из первичного документа предложений, подлежащий включению в аннотацию.

Технология формализованного аннотирования включает выполнение следующих операций:

- составление библиографического описания первичного документа;

- анализ текста первичного документа (просмотр первичного документа, анализ справочного аппарата издания);

- синтез текста (определить состав и последовательность изложения аспектов содержания, выявленных в ходе анализа справочного аппарата первичного документа);

- редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа (достигнуть четкость и ясность изложения);

- запись и оформление аннотации.

Результатом использования методики формализованного аннотирования является составление справочной аннотации – вторичного документа, характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей без оценки и без рекомендаций по его использованию.

Структура справочной аннотации включает:

- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

- сведения об авторе;

- сведения о форме (жанре) первичного документа;

- предмет, объект или тема первичного документа;

- время и место исследования;

- характеристика содержания первичного документа;

- причины переиздания и отличительные особенности данного издания;

- целевое и читательское назначение первичного документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность их изложения в аннотации сохраняется.

Особенностью справочной аннотации, полученной в результате использования формализованной методики, является выделение основного смыслового содержания текста первичного документа на основе представлений о ценности, новизне, значимости, информации непосредственно самого автора, составителя или редактора первичного документа, а не на основе субъективных суждений составителя аннотации.[13]

Методика формализованного составления рекомендательной аннотации

В качестве объектов аннотирования выступают научно-популярные, литературно-художественные, детские издания, тексты, которые имеют слабоструктурированный характер и в меньшей степени поддаются формализации. Другие виды документов в качестве элементов внешней структуры могут наряду с текстом включать справочный аппарат издания.

Тексты художественных и научно-популярных изданий отличаются метафоричностью, образностью, широким использованием синонимов, многозначных слов, разнообразными стилевыми пластами лексики. Они характеризуются эмоциональностью и особой экспрессивностью.

В качестве основного источника выявления информации при составления рекомендательной аннотации выступает справочный аппарат.

В основе построения рекомендательной аннотации лежит формализованный подход. Сущность используемого метода заключается в том, что при составлении рекомендательной аннотации заранее заданы некоторые формальные правила, которые регламентируют деятельность человека при аннотировании.

Формальные правила сводятся к следующему:

1. Устанавливается вид и жанр издания;

2. Определяются элементы структуры издания, которые подлежат анализу с целью извлечения информации для составления рекомендательной аннотации;

3. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует обязательно включить в состав аннотации;

4. Приводится перечень формальных текстовых признаков (маркеров и индикаторов), позволяющих выделить заданные в структуре рекомендательной аннотации аспекты содержания;

5. Перечисляются приемы, обеспечивающие рекомендательную (рекламную) функцию аннотации;

6. Задаются правила редактирования извлекаемых из первичного документа предложений, подлежащих включению в аннотацию.

Однако использование формализованного подхода носит ограниченный характер, поскольку составление рекомендательных аннотаций является разновидностью творческой деятельности, сходной с литературной критикой и рецензированием. Формализация проявляется лишь в определении элементов структуры рекомендательной аннотации и приведении примерного перечня маркеров, позволяющих выделить заданные аспекты содержания.

Технология формализованного аннотирования включает выполнение следующих операций:

- Составление библиографического описания первичного документа.

- Анализ текста первичного документа (просмотр первичного документа и анализ справочного аппарата).

- Анализ дополнительных источников информации (рецензий, критических статей, справочных изданий и т.д.)

- Синтез текста (определить состав и последовательность изложения аспектов содержания).

- Редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа (четкость и простота изложения).

- Запись и оформление аннотации ( в соответствии с ГОСТ 7.9-95).

Результатом использования методики формализованного аннотирования является составление рекомендательной аннотации - вторичного документа, не только характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей, но и дающего оценку и рекомендации по его использованию. Цель рекомендательной аннотации - заинтересовать читателя, показать значение и отличительные особенности данной книги или статьи, привлечь внимание пользователей к первичному документу. Практически рекомендательная аннотация выполняет функцию рекламы издания.

Структура рекомендательной аннотации включает: