- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания:

- первичного документа:

- сведения об авторе;

- краткая характеристика творчества автора;

- характеристика аннотируемого произведения;

- оценка аннотируемого произведения;

- стилистические особенности аннотируемого произведения;

- характеристика художественно-полиграфического и редакционно-издательского оформления;

- целевое и читательское назначение аннотируемого документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность изложения в аннотации сохраняется.

Особенностью рекомендательной аннотации, полученной в результате формализованного аннотирования, является характеристика и оценка первичного документа на основе представлений о ценности, значимости информации составителя или редактора первичного документа, выдающихся деятелей культуры и искусства, критиков и литературоведов и др., а не субъективных суждений составителя аннотации.

Общие требования, а также требованиям, предъявляемым к рекомендательной аннотации:

- лаконичность в сочетании с точностью характеристики содержания первичного документа;

- наличие оценок и рекомендаций по использованию первичного документа.[14]

библиографический запись аннотация архивный

2.2 Правила подготовки аннотации при характеристике архивных фондов

Аннотация - основной источник информации о составе и содержании документов фонда.

Аннотация состава и содержания фонда включает характеристику состава документов по видам и содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности; с указанием хронологии тем, вопросов или отдельных групп документов и обозначением их географических (административно- территориальных) границ.

При аннотировании документов применяется дифференцированный подход к подаче информации в зависимости от степени информативности фонда и вида характеристики. Вместе с тем существуют общие требования к аннотации фонда:

· недопустимость пересказа содержания документов и некритического использования формулировок из текста документов;

· соблюдение выбранного для фондов принципа группировки информации (структурный, тематический, производственно-отраслевой, номинальный);

· соблюдение принятой последовательности расположения сведений в аннотации, группировка сведений по одному вопросу (теме) в одном месте.

Для включения в аннотацию из общей совокупности сведений выделяются те, которые имеют решающее значение для характеристики основного направления деятельности данной организации. В аннотацию включаются документы, отражающие характерные особенности конкретного региона.

Первоочередному отбору для включения в аннотацию подлежат документы, которые отражают основные функции фондообразователя и особенно те из них, которые могут выступать в качестве своеобразного итога деятельности, закрепляют важные стороны работы организации.

При отборе групп документов учитываются: значение (масштаб) деятельности фондообразователя, функции, место документа в осуществлении функции, время образования документа. Кроме того, в каждом конкретном случае на отбор сведений о тех или иных документах влияют степень сохранности и полнота освещения в них событий.

Сведения о документах вышестоящих организаций могут включаться в аннотации на фонды нижестоящих организаций только в тех случаях, если установлено, что документы этих фондов не сохранились или содержат прямые указания о деятельности фондообразователя. В тех случаях, когда рассылка документов вышестоящих организаций носила массовый характер, включение сведений о них в аннотации на фонды нижестоящих организаций нецелесообразно.

Сведения о документах нижестоящих организаций, присланные для контроля и обобщения, включаются в аннотацию только в том случае, если фонды нижестоящих организаций не поступили в данный архив или есть возможность убедиться, что эти фонды не сохранились.

Наиболее подробные аннотации составляются на фонды первой категории.

К фондам большого объема со сложной структурой и большим количеством описей на отдельные структурные части могут составляться самостоятельные аннотации (например, к фондам обкомов КПСС и ВЛКСМ). В этом случае после названия фондообразователя, общих справочных данных и исторической справки к фонду приводится название структурного подразделения, даты его существования, номера описей, количество включенных в них дел и хронология документов, краткая историческая справка о структурном подразделении и аннотация документов.

Необходимо различать объем аннотации и полноту обозначения содержания документов. Наиболее полной является аннотация, в которой по строго установленной системе обобщены сведения об основных группах документов данного фонда с раскрытием их характерных особенностей.

Группировка информации в аннотации зависит от категории фонда, специфики его состава и содержания, принципа систематизации документов, объема фонда.

Информация о составе и содержании документов в аннотации может быть сгруппирована по следующим признакам:

· структурному

· тематическому

· производственно-отраслевому

· номинальному

Структурный принцип построения аннотации применяется для фондов первой категории с четко выраженной структурой фондообразователя. Единая аннотация составляется по структурным частям, структурные группы информации располагаются в хронологической последовательности образования структурных частей. Внутри структурной части информация группируется по тематическому или номинальному признакам. Расположение информации по структуре применимо, в основном, к фондам 1 категории.

Тематический принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, без четкой структуры фондообразователя или при наличии их отраслевой направленности. Аннотирование целесообразно проводить по тематическим группам.

По тематическому принципу могут строиться аннотации структурных частей объемных фондов 1 категории, таких как фонды обкомов КПСС и ВЛКСМ.

Производственно-отраслевой или функциональный принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, фондообразователи которых имели четко обособленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов. В такой аннотации сначала указываются документы о деятельности фондообразователя в целом, а затем, относящиеся к отдельным отраслям или функциям. Внутри каждой группы документы располагаются в порядке значимости.

Номинальный принцип, т. е. расположение информации по видам и разновидностям документов применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов второй категории и коллекций, созданных по одной теме. Аннотации может ограничиваться перечислением основных разновидностей документов без раскрытия их содержания, т. к. часть информации о содержании документов раскрывается в предыдущих элементах характеристики (названии, исторической справке), что позволяет опустить конкретные вопросы содержания документов.