№ п.п.

Наименование документа

Сотрудник, готовящий документ

С кем согласовывается документ

Кто подписывает, утверждает документ, печать

Источники для подготовки документа

Время, необходимое для полного оформления документа

Регистрация: кто, где, индекс

Кто контролирует прохождение и исполнение

Кто ввел документ

Срок и место хранения контрольного экз.

Предложения, примечания

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1.

Письмо

Исполнительное лицо

Руководитель

Исполнительное лицо, руководитель. Печать организации

Техническая литература

В течение дня

Канцелярия

Отдел управления делами

Руководитель

Канцелярия, 1 год

2.

Заявка

Сотрудник ОМТС

Начальник ОМТС

Руководитель. Печать организации

Техническая литература

В течение дня

Канцелярия

Руководи-тель

Сотрудник ОМТС

ОМТС, 1 год

3.

Служебная записка

Исполнительное лицо

Руководитель

Руководитель. Печать организации

Исполнительная документация

В течение дня

Канцелярия

Руководи-тель

Исполнительное лицо

Канцелярия, 5 лет

4.

Факс

Сотрудник

Руководитель

Руководитель. Печать организации

Исполнительная документация

В течение дня

Канцелярия

Руководи-тель

Сотрудник

Канцелярия, 1 год

5.

Счет

Главный бухгалтер

Финансовым/коммерческим директором

Фин./ком. Дир./ Гл. бух. Печать организации

Калькуляция

В течение дня

Бухгалтерия/финю отд.

Фин./ком. Дир./ Гл. бух.

Бухгалтерия

Бухгалтерия/фин. Отд. Архив – 5 лет.

6.

Счет-фактура

Главный бухгалтер

Финансовым/коммерческим директором

Фин./ком. дир./ Гл. бух. Печать организации

Счет

В течение дня

Бухгалтерия/финю отд.

Фин./ком. Дир./ Гл. бух.

Бухгалтерия

Бухгалтерия/фин. Архив – 4 года.

7.

Накладная

ОМТС

Начальник ОМТС/финансовый отд.

Начальник ОМТС. Печать организации

Материальные требования

В течение дня

ОМТС

Начальник ОМТС/финансовый отд.

ОМТС

ОМТС

Архив – 5 лет.

8.

Коммерче-ское предложение

Коммерческий дир.

Руководитель

Ком. дир. В течение дня Печать организации

Исполнительная документация/маркетинга

В течение дня

Канцелярия

Руководитель

Ком. дир

Исполни-тельное подразделение, в течение года

9.

Проект

Отдел проектной документации

Контролирующие организации

Руководитель проекта. Печать организации

Заявка от заказчика

3 месяца

Канцелярия. Контролирующие организации.

Заказчик

Отдел проектной документации

Архив.

10.

Смета

Сметный отд.

Фин. Отд./руководитель

Заказчик, исполнителью Печать организации

Технич. лит. Проект

В течение дня

Канцелярия

Заказчик, исполнитель

Сметный отд.

Архив

11.

Приказ

Руководитель

Руководитель. Печать организации

На основании писем.

В течение дня

Канцелярия

Руководитель

Руководитель

Архив. 75 лет минус возраст

12.

Акт

Исполнительное лицо

Заказчик, исполнитель

Заказчик, исполнитель. Печать организации

Смета

В течение дня

Канцелярия

Заказчик, исполнитель

Исполнительное лицо

5 лет.

13.

Соглашение

Исполнительное лицо

Юридическое лицо/физическое лицо

Юридич. лицо. Печать организации /физич. лицо

Договор

В течение дня

Канцелярия

Исполнительное лицо

Исполнительное лицо

Архив- 75 лет.

14.

Договор

Исполнительное лицо

Руководитель

Руководитель. Печать организации.

ГОСТ

В течение дня

Канцелярия

Исполнительное лицо. руководитель

Исполнительное лицо

Архив- 75 лет.

15.

Контракт

Исполнительное лицо

Юридическое лицо/физическое лицо

Юридич. лицо. Печать организации /физич. лицо

ГОСТ

В течение дня

Канцелярия

Юридическое лицо/физическое лицо. Исполнительное лицо.

Исполнительное лицо

Канцелярия