Датой предоставления заявки на перевозку грузов перевозчику является дата ее получения перевозчиком. При этом перевозчик в графе в графе «Номер заявки» указывает регистрационный номер заявки.

В заявке на перевозку грузов указывается срок ее действия, который не должен превышать 45 дней.

Заявки на перевозку грузов представляются в уполномоченные перевозчиком подразделения, в данном случае в Дорожный центр фирменного транспортного обслуживания Октябрьской железной дороги, в бумажном виде. Порядок и условия предоставления перевозчику заявок на перевозку грузов в электронном виде устанавливаются в договоре об электронном обмене данными или в договоре об электронном обмене документами между перевозчиком и грузоотправителем. По соглашению сторон перевозчик может обеспечивать грузоотправителей бланками заявок на перевозку грузов.

При получении заявки на перевозку грузов в бумажном виде перевозчик регистрирует ее указанием даты в строке «Дата регистрации заявки» или наложением календарного штемпеля перевозчика. Дата поступления заявки на перевозку грузов в электронном виде на согласование перевозчику регистрируется в порядке, установленном в договоре об электронном обмене данными или в договоре об электронном обмене документами.

Заявки на перевозку грузов в бумажном виде представляются перевозчику в трех экземплярах, каждый из которых подписывается грузоотправителем, организацией, осуществляющей перевалку грузов, и заверяется печатью, применяемой при финансовых операциях. Один экземпляр заявки на перевозку грузов предназначается для перевозчика, один – для владельца инфраструктуры, один – для грузоотправителя, организации, осуществляющей перевалку грузов.

Заявки на перевозку грузов в электронном виде представляются перевозчику:

o при наличии договора об электронном обмене документами между перевозчиком и грузоотправителем, организацией осуществляющей перевалку грузов, подписанными электронно-цифровой подписью грузоотправителя, организации, осуществляющей перевалку грузов;

o при наличии договора об обмене электронными данными между перевозчиком и грузоотправителем, организацией, осуществляющей перевалку грузов, - с последующим представлением в трех экземплярах бумажной копии согласованной перевозчиком заявки, каждый из которых подписан грузоотправителем, организацией, осуществляющей перевалку грузов, и заверен печатью, применяемой при финансовых операциях.

При отправлении грузов с железнодорожного пути необщего пользования, не принадлежащего грузоотправителю, заявка на перевозку грузов представляется перевозчику грузоотправителем после ее согласования с владельцем указанного железнодорожного пути необщего пользования, о чем в строке «Отметка о согласовании владельца пути необщего пользования» делается запись «Согласовано», которая заверяется печатью владельца пути необщего пользования или электронно-цифровой подписью при наличии договора об электронном обмене документами.

За достоверность сведений, внесенных в заявку на перевозку грузов, несет ответственность грузоотправитель, организация, осуществляющая перевалку грузов. Заявки на перевозку грузов заполняются машинописным, в том числе компьютерным способом, без помарок. Неправильно заполненные заявки на перевозку грузов возвращаются перевозчиком грузоотправителю, организации, осуществляющей перевалку грузов, без рассмотрения.

Перевозчик обязан рассмотреть поступившую заявку на перевозку грузов в течение двух дней. Срок рассмотрения заявки на перевозку грузов исчисляется от даты регистрации ее поступления перевозчику.

В случае возможности осуществления перевозки в строке заявки «Отметка о согласовании заявки перевозчиком» указывается «Согласовано» или «Согласовано частично», а также проставляются дата и подпись уполномоченного лица перевозчика с указанием его должности и заверенная печатью перевозчика или электронно-цифровой подписью при наличии договора об электронном обмене документами.

Следует уточнить, что под частичным согласованием понимается согласие перевозчика на выполнение заявки на перевозку грузов при условии ее частичного обоснованного изменения по объемам перевозимых грузов, по видам железнодорожного подвижного состава, по направлениям перевозки или иным указанным в заявке параметрам. При частичном согласовании заявки на перевозку грузов перевозчиком к заявке прикладывается в трех экземплярах документ установленной формы с указанием частично согласованных параметров заявки на перевозку грузов. Согласованная или согласованная частично перевозчиком заявка на перевозку грузов направляется для согласования владельцу инфраструктуры, в ведении которой находится станция отправления.

Перевозчик имеет право отказать в согласовании заявки на перевозку грузов в следующих случаях:

o введения прекращения или ограничения погрузки, перевозки грузов по маршруту следования грузов;

o отказа владельца инфраструктуры в согласовании заявки на перевозку грузов;

o обоснованного отсутствия технических и технологических возможностей осуществления перевозки;

o в ином случае, предусмотренном Уставом железнодорожного транспорта Российской Федерации или же иными нормативными правовыми актами.

В этих случаях перевозчик возвращает заявку на перевозку грузов с указанием причин отказа грузоотправителю, организации, осуществляющей перевалку грузов. При этом в строке «Дата согласования заявки» указывается «Отказано», а также проставляется дата с подписью уполномоченного лица перевозчика или электронно-цифровой подписью при наличии договора об электронном обмене документами.

В соответствии со статьей 11 Устава железнодорожного транспорта Российской Федерации владелец инфраструктуры рассматривает представленные перевозчиком заявки на перевозку грузов и в срок не более 5 дней при перевозках грузов в прямом железнодорожном сообщении и не более 10 дней при перевозках в прямом и непрямом международном сообщениях, прямом и непрямом смешанном сообщениях, а также если пунктами назначения указаны порты, возвращает заявку на перевозку грузов перевозчику с отметкой о результате согласования. В необходимых случаях владелец инфраструктуры в пределах данного срока согласовывает параметры заявки на перевозку грузов с другими владельцами инфраструктур, организациями других видов транспорта, железными дорогами иностранных государств.

При этом в заявке на перевозку грузов в строке «Отметка о согласовании заявки на перевозку грузов владельцем инфраструктуры» указано «Согласовано», «Согласовано частично» или «Отказано, а также проставляется дата с подписью уполномоченного лица владельца инфраструктуры с указанием его должности и заверенная печатью владельца инфраструктуры или электронно-цифровой подписью при наличии договора об электронном обмене документами.

При частичном согласовании заявки владельцем инфраструктуры к заявке на перевозку грузов прикладывается в трех экземплярах документ установленной формы с указанием частично согласованных параметров заявки на перевозку грузов.