Записи в регистре производятся по каждому факту списания денежных средств с расчетного (валютного) счета организации или выдачи денежных средств из кассы, влекущему за собой появление объекта налогового учета.

Рекомендуемые показатели аналитического учета, включаемые в данный регистр:

- "Дата расхода"

Дата списания денежных средств с расчетного счета организации или выдачи денежных средств из кассы формируется на основании первичных документов (выписка со счета, расходный кассовый ордер).

- "Основание расхода (реквизиты договора)"

Показатель отражает реквизиты договора (иного основания) по которому произведена выплата. Используется для анализа информации об условиях договора.

- "Условия или вид расхода"

Учет операций ведется по следующим условиям:

- перечисление денежных средств на условиях возврата (одновременно формируется запись в Регистре учета операций по движению дебиторской задолженности);

- в счет авансовых платежей (предварительная оплата) (одновременно формируется запись в Регистре учета операций по движению дебиторской задолженности);

- возврат полученных ранее авансов (одновременно формируется запись в Регистре учета операций по движению кредиторской задолженности);

- за ранее полученное имущество, работы, услуги, права (одновременно формируется запись в Регистре учета операций по движению кредиторской задолженности);

- "Вид расхода"

Учет операций ведется по следующим видам:

- выплата подъемных (одновременно формируется запись в Регистре- расчете формирования стоимости объекта);

- выплата компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей подъемных (одновременно формируется запись в Регистре- расчете формирования стоимости объекта);

- перечисления денежных средств в оплату страховых взносов (одновременно формируется запись в Регистре учета договоров на добровольное страхование работников);

- перечисления взносов, вкладов и иных обязательных платежей (одновременно формируется запись в Регистре учета расчетов с бюджетом);

- выплаты, связанные с расходованием целевых средств (одновременно формируется запись в Регистре учета целевых средств);

- иным существенным видам

- "Сумма"

Заполняется на основании первичных документов, подтверждающих расходование средств.

- "Признак операции в иностранной валюте"

Заполняется при несении расхода в иностранной валюте. Указывается вид валюты. Используется для выборки информации для расчета курсовых разниц и анализа движения кредиторской и дебиторской задолженности.

2. Расходы, уменьшающие налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, не учитываемых в целях налогообложения.

Понятие расходов в целях исчисления налога на прибыль установлено п. 1 ст. 252 НК РФ. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В гл. 25 НК РФ содержится перечень расходов, принимаемых в целях налогообложения. Любые экономически оправданные расходы признаются в налоговом учете. Исключением являются указанные в ст. 270 НК РФ расходы, не учитываемые в целях налогообложения.

Группировка расходов установлена в ст. ст. 252, 253 НК РФ.

В налоговом учете расходы подразделяются на:

- расходы, связанные с производством и реализацией;

- внереализационные расходы.

Разделение расходов на данные виды осуществляется в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика.

В свою очередь, расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя:

1) расходы, связанные с изготовлением (производством), хранением и доставкой товаров, выполнением работ, оказанием услуг, приобретением и (или) реализацией товаров (работ, услуг, имущественных прав);

2) расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии;

3) расходы на освоение природных ресурсов;

4) расходы на научные исследования и опытно-конструкторские разработки;

5) расходы на обязательное и добровольное страхование;

6) прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

С другой стороны, расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на:

1) материальные расходы;

2) расходы на оплату труда;

3) суммы начисленной амортизации;

4) прочие расходы.

В п. 4 ст. 252 НК РФ указано: если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие расходы. Таким образом, налогоплательщику предоставлено право квалифицировать расходы самостоятельно, то есть порядок такой квалификации является элементом учетной политики, принимаемой для целей налогообложения.

Для целей налогового учета как доходы, так и расходы организаций могут признаваться двумя методами: начисления и кассовым. Выбранный организацией метод признания доходов и расходов закрепляется в ее учетной политике и устанавливается, как правило, на длительный срок исходя из условий хозяйствования и заключенных договоров.

При применении кассового метода (ст. 273 НК РФ) расходами организации признаются затраты после их фактической оплаты, при этом под оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение встречного обязательства покупателя этих товаров (работ, услуг) и имущественных прав перед продавцом. Таким образом, особенность кассового метода в том, что расходами признаются не произведенные, а оплаченные затраты.

При использовании метода начисления расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 253 НК РФ), осуществляемые в течение отчетного (налогового) периода, подразделяются на прямые и косвенные (ст. 318 НК РФ).

В настоящее время суммы прямых расходов (материальных затрат, определяемых в соответствии с пп. 1 и 4 п. 1 ст. 254 НК РФ; расходов на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг; суммы единого социального налога (за исключением взносов на обязательное пенсионное страхование), начисленного на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг; суммы амортизационных отчислений по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг) уменьшают доходы организации в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, за исключением той их части, которая относится к остаткам незавершенного производства, готовой продукции на складе и отгруженной, но не реализованной продукции (ст. 318 НК РФ).