Если обнаружится, что наличных денег в кассе больше, чем по показаниям счетчиков, кассир (продавец) или руководитель фирмы должны бу­дут письменно объяснить этот факт и указать причину, по которой образовался излишек. Об­наружив "лишние" деньги, проверяющий должен передать их на ответственное хранение либо ру­ководителю (предпринимателю), либо другому материально ответственному лицу фирмы. Сум­ма излишка через ККМ не пробивается. Однако ее нужно оприходовать. В бухгалтерском учете для этого делается запись:

Дебет 50 Кредит 91 субсчет "Прочие до­ходы"

- оприходованы излишки наличных денег в кассе.

Одновременно сумму излишка нужно отразить в журнале кассира-операциониста и в кассовой книге.

Сам по себе излишек, образовавшийся в кас­се, ненаказуем. Но если эти деньги не будут оприходованы, то виновные будут привлечены к административной от­ветственности по статье 151 КоАП РФ за наруше­ние порядка ведения кассовых операций. Сумма штрафа может составить от 4000 до 5000 руб. для руководителя и от 40 000 до 50 000 руб. для фирмы.

Обнаруженную недостачу инспектор также укажет в акте. Чтобы отразить ее в учете, надо сделать проводку:

Дебет 94 Кредит 50

- учтена недостача денежных средств.

Если виновник недостачи обнаружен, бухгал­тер должен сделать запись:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- списана сумма недостачи за счет виновного лица.

Выявленные в ходе вне­запной проверки нарушения по учету наличных денег могут стать основанием для проведения плановой или тематической проверки.

2.9. Плановые (тематические) проверки

Плановую или тематическую проверку со­трудники налоговой инспекции также прово­дят на основании поручения своего руководи­теля.

При проведении таких проверок, в частности, контролируется:

- применение ККМ при приеме наличных денег от населения;

- соблюдение установленных лимитов кассово­го остатка;

- правильность ведения учетных кассовых доку­ментов.

Если при проверке будет выявлено превыше­ние установленных лимитов кассового остатка, проверяющие должны известить об этом банк, об­служивающий вашу фирму. Аналогично они по­ступят и при обнаружении других нарушений По­рядка ведения кассовых операций. Как мы уже отмечали, исполнение этого Порядка, а также соблюдение предельных размеров наличных расчетов между фирмами контролируют банки. И только по их заключениям налоговые инспек­ции могут привлечь фирму к административной от­ветственности.

При плановой (тематической) проверке также контролируется соблюдение правил эксплуата­ции ККМ и порядок сдачи денег инкассаторам. Кроме того, в обязанности проверяющих входит контроль межремонтного обслуживания кассо­вых аппаратов и их подготовки к следующему ра­бочему дню.

Все выявленные нарушения (включая даже те, которые не влияют на учет наличных денег) инспектор отразит в акте проверки. Полный перечень таких нарушений приведен в пунк­те 5.3.2 Рекомендаций. Вот некоторые из них, касающиеся ведения журнала кассира-опера­циониста:

- пропуски записей;

- отсутствие записей о возвратах денег;

- отсутствие показаний суммирующих счет­чиков;

- несоответствие записей в журнале записям в кассовой книге.

Нарушением правил ведения кассовой книги также считается суммарное отражение выручки, поступившей за день от нескольких торговых то­чек (итоговая запись, подтвержденная одним приходно-кассовым ордером).

Нарушения могут обнаружить и при оформле­нии актов о возврате денег покупателям (форма № КМ-3). Например, деньги по акту могут быть проведены через одну ККМ, а чек, приложенный к акту, может быть пробит на другой машине.

Неправильное оформление возврата денег покупателям встречается чаще всего. Порядок действия кассира в такой ситуации прописан в пунктах 4.2-4.3 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 № 104.

Согласно этим правилам, из операционной кассы деньги по чеку, возвращенному покупате­лем, могут быть выданы только в день покупки. Причем кассир вправе вернуть деньги только по чеку, подписанному директором (заведующим) или его заместителем.

Затем составляется акт по форме № КМ-3. В нем указываются наименование отдела, кото­рый пробил чек, номер чека и возвращенная сумма. В акте делается ссылка на руководителя (заместителя руководителя), разрешившего вер­нуть деньги. Приложенный к акту чек нужно пога­сить (например, поставить штамп "оплачено"), наклеить на лист бумаги и сдать в бухгалтерию. После этого суммы, выплаченные по возвращен­ным чекам, надо зафиксировать в журнале кассира-операциониста. На эти суммы бухгалтер должен уменьшить выручку.

Пример

Фирма "Весна" получила 25 сентября наличную денежную выручку в сумме 10 584 руб. (в т. ч. налог с продаж - 502 руб., НДС - 1680 руб.).

В тот же день покупатель вернул товар, купленный им за 756 руб. (в т. ч. - налог с продаж - 36 руб., НДС - 120 руб.). Эта сумма была возвращена через операционную кассу. В акте по форме № КМ-3 комис­сия записала, что величина дневной выручки умень­шена на 756 руб.

Оприходовав возвращенный товар, бухгалтер дол­жен уменьшить начисленный НДС и налог с продаж. Та­ким образом, сумма выручки за 25 сентября составит 9828 руб. (10 584 - 756), сумма начисленного НДС -1560 руб. (1680 - 120), сумма налога с продаж -466 руб.

(502 - 36).

Если возврат денег документально не под­твержден (нет чека ККМ, не составлен акт и т. п.), то выручку уменьшать нельзя.

По всем нарушениям, отраженным в акте про­верки, должны быть сделаны выводы и даны предложения о привлечении фирмы или ее должностных лиц к ответственности. Если в акте отсутствуют ссылки на на­рушенные статьи и нормы законов или Типовых правил, то выводы проверяющих можно оспо­рить, указав на некачественное оформление ма­териалов проверки.

Акт проверки составляется в двух экземпля­рах по форме, приведенной в приложении 5 к Рекомендациям. Первый экземпляр акта пере­дается в налоговую инспекцию и хранится в от­деле оперативного контроля. Копии этих актов могут использоваться при проведении выездных проверок. Второй экземпляр акта вручается ру­ководителю фирмы или индивидуальному пред­принимателю.

2.10. Проверки при снятии ККМ с регистрации

Если фирма прекращает пользоваться ККМ, налоговые органы снимают машину с учета. Чаще всего это происходит, когда истекает срок эксплуата­ции устаревшей модели, меняется собственник машины или ККМ изношена настолько, что ре­монтировать ее невыгодно.

Основанием для списания машины является акт налоговой инспекции. Перед составлением акта инспекторы ИМНС должны снять показания счет­чиков за весь период регистрации и проверить ряд документов. Их перечень приведен в пунк­те 5.4 Рекомендаций. В частности, проверяются журналы кассира-операциониста, технический паспорт и карточка регистрации ККМ. Кроме то­го, инспектор обязательно проверит итоговые показатели суммирующих счетчиков и фискаль­ный отчет за период регистрации.