Описание хранимой и обрабатываемой информации в ЭИС делается с разной степенью детализации. Используются три уровня детализации представлений ЭИС, показанные на рисунке 2.

Рис. 2. Детализация представлений ЭИС

Единственное требование к данной детализации состоит в возможности взаимно-однозначного преобразования внешнего представления в концептуальное. Состав единиц информации и отношений в каждом внешнем представлении определяется потребностями пользователей. В концептуальном представлении эти структурные зависимости могут быть изменены.

Минимальный состав концептуального представления должен включать описания экономических объектов, сведения о которых содержатся в ЭИС, отношений между этими объектами и операций формирования производной информации. Дополнительно могут указываться средства обеспечения целостности данных и некоторые другие.

Уровень внешнего представления оказывается достаточным для применения ряда прикладных программ, которые можно охарактеризовать как генераторы отчетов. Генерация отчетов предполагает преобразование потока входной информации в выходной поток. Само преобразование включает группировку информации, подведение итогов и т.д. Результат оформляется в виде отчетов, удобных для использования специалистами.

Концептуальное представление описывает полное информационное содержание базы данных в более абстрактной форме по сравнению со способом физического хранения данных. Оно может полностью отличаться от вариантов описания информационных потребностей отдельными пользователями, в частности использовать другую систему понятий, обозначений и правил описания. В концептуальном описании необходимы не только сведения о структуре обрабатываемой информации, но и сведения о технологии ее обработки – применяемые методы контроля информации, описание использования потоков информации в подразделениях предприятия, описание ограничений на доступ к информации и ряд других.

К концептуальному представлению предъявляются требования устойчивости, абстрактности и конструктивности.

Требование устойчивости означает, что ряд изменений в предметной области не должен приводить к обязательной корректировке концептуального представления.

Концептуальное представление должно быть достаточно абстрактным, т.е. не содержать ограничений, вытекающих из программной реализации требуемых методов обработки данных.

Одним из существенных требований к концептуальной модели является ее конструктивность, которая означает, что информации, зафиксированной в ней, должно быть достаточно для последовательного формализованного перехода от концептуальной модели к действующей системе машинной обработки данных.

В ряде случаев применение стандартных систем управления базами данных не позволяет реализовать все требования к ЭИС (например, не обеспечиваются требуемые режимы обработки данных или получено недостаточно высокое быстродействие программ). Тогда для поддержки внутреннего уровня описания системы потребуется разработка уникальных программ доступа к данным, программ, обеспечивающих нестандартные методы обработки данных, и т. п.

Если структура хранимой базы данных изменяется (например, с целью ускорения доступа к данным), то должны обеспечиваться все требования концептуального описания системы, существовавшие до начала изменений.

Реализация требований, предъявляемых к ЭИС бухгалтерского учета, на примере «ИНФИН-Управление» компании «ИНФИН»

При создании системы «ИНФИН-Управление» было уделено особое внимание требованиям, которые предъявляют к программным комплексам отделы АСУ (автоматизации систем управления). Как правило, именно от того, насколько удобно и просто будет работать с программой сотрудникам отделов АСУ, зависит успешное внедрение и безупречная работа любой системы на средних и крупных предприятиях.,

Система «ИНФИН-Управление» представляет собой так называемый «коробочный» программный продукт, несложный в эксплуатации и доработке. Она очень легкая для понимания и обучения, каждый режим работы снабжен подробными подсказками. Сотрудникам отдела АСУ не потребуется тратить свое время на объяснение менеджерам и бухгалтерам основ программирования, система максимально адаптирована под конечного пользователя и оперирует исключительно экономическими и финансовыми терминами и понятиями.

В системе «ИНФИН-Управление» вся информация о ресурсах предприятия (финансовых, материальных, кадровых, информационных) хранится в единой базе данных, что позволяет получать объективные сведения о текущем состоянии дел в реальном времени.

В системе «ИНФИН-Управление» представлены широкие возможности по составлению самых различных аналитических отчетов, планов, бюджетов, как по отдельным подразделениям, так и в целом по предприятию или группе предприятий. Система позволяет осуществить анализ эффективности различных видов деятельности предприятия, оценить работу конкретных отделов или сотрудников, прогнозировать поступления денежных средств, отслеживать структуру доходов и затрат, производить калькуляцию себестоимости и решать проблемы ценообразования.

Высшее руководство сможет всегда оперативно получать ответы на вопросы типа:

§ какова прибыль на сегодняшний день,

§ каковы издержки по направлениям затрат и по местам возникновения,

§ какие ожидаются поступления и очередные платежи,

§ каковы отклонения фактических затрат от планируемых,

§ какие товары залежались на складе, а какие быстро реализуются,

§ сколько платить персоналу и т. п.

Система «ИНФИН-Управление» освободит сотрудников от рутинной работы, позволит руководителям подразделений осуществлять оперативное управление, а высшему руководству предоставит возможность заняться стратегическим планированием.

В комплексе предусматривается мощная система безопасности и разграничения прав доступа. Система имен и паролей интегрирована с системой защиты используемой СУБД. Предлагается гибкий и удобный механизм добавления, корректировки и удаления пользователей системы. Каждому пользователю можно установить уровень доступа к учетной информации строго в соответствии с его компетенцией. Система запоминает автора каждой проведенной операции.

Система «ИНФИН-Управление» характеризуется высокой степенью надежности. Разработан механизм контроля над случайными ошибками, нарушающими ведение финансового или оперативного учета. Отслеживаются типы полей ввода, ссылочная целостность. Исключена возможность частичного сохранения вводимой информации или искажение информации при записи в систему.

Для упрощения администрирования, часть функций по управлению базой данных продублировано интерфейсными средствами системы «ИНФИН-Управление». Максимально упрощен механизм создания и восстановления страховых копий. Администратору нет необходимости выходить на работу ночью или приостанавливать работу в программе для всего предприятия. В системе «ИНФИН-Управление» можно создавать страховые копии в многопользовательском режиме в любое удобное время.