2.3 Проведение аудиторской проверки операций по приобретению товаров

Аудиторская проверка товарных операций начинается с ознакомления с отделом бухгалтерского учета, занимающегося учетом операций связанных с поступлением и оприходованием товаров. На этом этапе устанавливается, кто ведет бухгалтерский учет по движению ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кому подотчетен данный бухгалтер; кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана-схемы документооборота и альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обоснованность, оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем по поступлению и оприходованию товаров на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование); соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации товаров и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в правильности оформления договоров о материальной ответственности с кладовщиками и другими ответственными лицами, которым переданы в подотчет ценности, наличие журналов регистрации документов (журнал регистрации счетов-фактур), приказов о постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

В результате проведения данного этапа аудиторской проверки были выявлены помарки в заполнении первичных документов, которые не повлияли на правильность и правомерность составленных документов (приложение №3).

Сохранность товаров зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства в данной организации. Выясняется число и размещение складских помещений, условия хранения ценностей, обеспечение весоизмерительными приборами.

Проверка состояния складского хозяйства показала достаточно хорошую организованность данного отдела предприятия.

Следующим этапом проверки является инвентаризация товаров.

До начала инвентаризации необходимо составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей и договориться с руководителем проверяемой организации о создании комиссии.

Руководитель создает соответствующее распоряжение (приказ). В состав инвентаризационной комиссии, кроме материально-ответственного лица, включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при инвентаризации материально-ответственного лица обязательно.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо составило отчет по поступлению и отпуску товаров на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Один экземпляр был передан в бухгалтерию предприятия, а другой – аудитору. С ответственного лица была взята расписка в том, что все документы, относящиеся к движению товаров, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных на реализацию ценностей в его распоряжении нет.

Во время инвентаризации проверялось: использование складских помещений по назначению; правильность складирования товаров; аккуратность проведения процедур инвентаризационной комиссии; фиксирование результатов инвентаризации по каждому виду товаров в инвентаризационных описях, составляемых по месту нахождения (хранения) и по материально-ответственным лицам в единицах измерения, принятых в учете (приложение №4).

При проверке на складе были выявлены товары, не принадлежащие предприятию, на них была составлена отдельная опись.

При проверке необходимо было узнать о том, составляются ли сличительные ведомости в бухгалтерии по товарам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (которые подписываются главным бухгалтером и материально-ответственным лицом); нужно было получить от материально-ответственных лиц письменные объяснения о причинах выявленных недостач и излишков товарных ценностей; проверить правильность отражения в учете выявленных недостач или излишков ценностей.

Излишки и недостачи в учете должны отражаться следующими бухгалтерскими проводками:

1. на оприходование излишков выявленных при инвентаризации

- дебет счета 41 «Товары», субсч. «Товары на складах»,

- кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсч. 1 «Прочие доходы»

2. на отражение недостачи в учете

а) за счет виновных лиц

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

кредит счета 41 «Товары», субсч. 1 «Товары на складе»;

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч. 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

б) если виновное лицо не установлено

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

кредит счета 41 «Товары», субсч. 1 «Товары на складе»;

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

После инвентаризации целесообразно провести проверку полноты оприходования, оценки и учета товарных ценностей.

В нашем случае ни излишек, ни недостач не выявлено.

Во время проверки была проверена правильность ведения складского учета, обоснованность записей кладовщиком в его учетных документах; полнота оприходования поступивших со стороны товаров. Нарушение порядка оприходования товаров приводит к их хищению, а также созданию излишков товаров, которые затем реализуются без отражения в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоения полученных средств.

При проверке вопросов полноты оприходования товаров, был произведен анализ платежно-расчетных документов, подтверждающих поступление ценностей от поставщиков. При этом проверке подлежали счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, удостоверениями качества и т.д.).

Было обращено внимание на правильность оформления этих первичных документов. В данных документах были надлежащим образом оформлены обязательные реквизиты: наименование поставщика, получателя, наименование товаров, их количество, цена и стоимость, должности и подписи ответственных лиц (с расшифровкой фамилии), печать предприятия поставщика.

Далее проверялась полнота оприходования поступивших на склад товаров. Проверка проводилась по первичным документам, а в случае необходимости проводилась встречная проверка данных с данными предприятия, которое отгрузило товар.

При проведении аудиторской проверки поступления товарных ценностей необходимым условием является сопоставление данных первичных документов по поступлению товаров с данными журнала регистрации полученных счетов-фактур, Книги покупок, регистров бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и данными Главной книги по этим же счетам (приложение №5).

Все полученные от поставщиков счета-фактуры были отражены должным образом в Книге покупок в сумме, которая указана в счете и должна быть оплачена поставщику. Они регистрировались по мере их поступления, за исключением тех счетов-фактур, в которых имелись подчистки и помарки и которые были оформлены с нарушением установленного порядка.