Организации, осуществляющие расчеты наличными деньгами с населением, обязаны применять контрольно-кассовые машины. В этом случае покупателям и заказчикам в обязательном порядке вы­дается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, в этот день по нему выда­ется товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно с этим чек должен быть погашен проставлением штампа или надрыва в определенных местах. В остальных случаях прием денег от физиче­ских и юридических лиц производится по приходным кассовым орде­рам.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые ма­териальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве пред­принимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под од­ним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно пони­мать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель — юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньга­ми ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько.

Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуаль­ными предпринимателями, могут осуществляться только на основа­нии заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверен­ность — документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию.

Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчет­ного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получе­ние материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

Бухгалтерский учет кассовых операций.Для учета поступления на­личных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов предназна­чен счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступле­ния денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Коррес­пондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.

1.2. Документальное оформление поступления и выдачи наличных денег

Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и органи­заций. Они должны быть надлежащим образом оформлены.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководи­теля предприятия.

При выписке приходного кассового ордера нужно указать в специ­альной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользо­ванного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название (например, ЗАО «Рассвет»), если от физического лица — фамилия, имя, отчество (в ро­дительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номе­ров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансо­вый отчет № . от .). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке рекви­зиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассо­вому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или упол­номоченным лицом.

Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в спе­циальном журнале. Порядковые номера присваиваются в хронологи­ческой последовательности, с начала и до конца года.

Запрещается выдавать приходный кассовый ордер на руки лицу, которое вносит деньги; он передается в кассу. Кассир проверяет пра­вильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие пе­речисленных в приложении документов и принимает ордер к испол­нению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и вы­дает ее лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом слу­чае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» — цели, на которые эти деньги получены (например, за­работная плата за апрель 2000 г. или на командировочные расходы).

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работ­ником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизи­тов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалте­рии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть вы­писан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа

на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командиро­вочные расходы согласно приказу № . от .). Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копе­ек, их можно записать цифрами).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководите­лем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномо­ченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обя­зательна только в том случае, если имеется его разрешительная над­пись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).