Расходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему деньги, запрещена.

При получении денег предъявляется паспорт или заменяющий его документ (например, при выдаче денег на предприятии может предъ­являться удостоверение, выданное данным предприятием), но на этом документе обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наимено­вание и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан.

Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: руб­ли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом, например, 15 апреля) и свою подпись.

Деньги могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, то j по строке «Выдать» работником бухгалтерии сначала указывается фа­милия, имя, отчество получателя, затем фамилия, имя, отчество лица,' которому доверено получение денег (например, Иванову Николаю Ва­сильевичу по доверенности Петрову Сергею Васильевичу). Доверен­ность должна быть оформлена в установленном порядке, она остается у кассира как приложение к расходному кассовому ордеру.

Чтобы исключить возможность повторного получения денег по пер­вичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир должен погасить их (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года.

По расходным ордерам производятся разовые выплаты денег. Как правило, это выдача денежных сумм под отчет на хозяйственные нуж­ды или на командировочные расходы, а также по результатам авансо­вого отчета, выдача ссуд или материальной помощи отдельным работ­никам, могут производиться и разовые выдачи на оплату труда, но тоже отдельным работникам (например, депонированная заработная плата, т.е. заработная плата за прошедшие периоды, своевременно не полу­ченная и сданная в банк).

Таким образом, расходный кассовый ордер оформляется при разо­вой выдаче денег, одному лицу. В том случае, когда те же разовые вы­платы производятся нескольким лицам (например, нескольким работ­никам выдается депонированная заработная плата или нескольким ли­цам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.

Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социально­му страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя органи­зации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ве­домости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — до пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.

Получатели предъявляют документы, удостоверяющие их лич­ность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма пропи­сью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенно­сти». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости.

В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведе­ны указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать от­метку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежа­щих депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: «Деньги по ведомости выдавал . (подпись)». Запрещается выда­ча денег по одной ведомости одновременно кассиром и другим лицом.

На ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ».

Таким образом, на все выданные по ведомости суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана прове­рить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы так­же составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему дол­жна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет ка­ких источников и какие суммы получены.

В практической деятельности возможна ситуация, когда денежные средства выдаются из кассы лицам, не состоящим в списочном составе предприятия (например, оплата труда работникам, с которыми заклю­чены договоры подряда). Такие выплаты производятся на основании заключенных договоров по отдельной ведомости или по расходным кассовым ордерам; при этом на каждое лицо оформляется отдельный расходный ордер.

При работе с кассовыми документами необходимо строго соблю­дать следующие требования:

· приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расход­ные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть запол­нены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной);

· в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исп­равления (даже оговоренные);

· прием и выдача денег по кассовым ордерам может производить­ся только в день их составления;

· в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указы­ваются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассо­вую книгу. Записи ведутся в двух экземплярах через копирку чернила­ми или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменя­ющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.

Каждая организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Процедура опечатывания должна проводиться в соответст­вии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых опера­ций в РФ. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации лис­тов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый но­мер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземп­ляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отче­та кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой кни­ги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бух­галтера или лица, его заменяющего.