В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Что касается возмещения работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, а также на воздушном транспорте I класса, то они возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогообложением доходов работника.

Следует отметить, что руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Если работником утеряны проездные документы, подтверждающие оплату им проезда к месту назначения или обратно, то работнику необходимо получить от предприятия пассажирского транспорта, услугами которого он пользовался (Управления пассажирского отделения железной дороги, Агентства Аэрофлота и пр.), справку в письменном виде о стоимости проезда от места постоянной работы к месту командировки на дату совершения им поездки. Личное заявление работника на имя руководителя предприятия с просьбой о возмещении расходов на оплату проезда без подтверждающих документов с приложенной справкой транспортного предприятия представляется на рассмотрение руководителю предприятия. Руководитель выносит резолюцию, в соответствии с которой бухгалтер действует при возмещении работнику командировочных расходов. Если резолюция руководителя положительная, то бухгалтер вправе при возмещении работнику расходов по командировке на основании справки транспортного предприятия включить стоимость проезда в себестоимость продукции (работ, услуг) без проездных документов. В этом случае подтверждающим документом будет служить справка транспортного предприятия.

В нормативно-правовых актах о порядке компенсаций командировочных расходов установлено, что на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия могут относить те расходы, которые предусмотрены законодательством. В перечне этих расходов нет сумм, уплаченных за страхование по отдельной квитанции при покупке билетов на проезд в командировку. В практической работе возникают вопросы: следует ли включать данные выплаты в совокупный доход работника и являются ли такие расходы базой для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды? За счет каких источников финансируются такие расходы?

Согласно Указу Президента РФ от 07.07.92 № 750 «Об обязательном личном страховании пассажиров», в стоимость проезда включается стоимость страховки от несчастных случаев пассажиров воздушного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта на время поездки (полета). По отдельной квитанции пассажир приобретает добровольную страховку. Согласно пункту 8 «д» Инструкции ГНС РФ № 35, при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы.

Согласно Положению о составе затрат в издержки производства включаются платежи (страховые взносы) по добровольному страхованию средств транспорта (водного, воздушного, наземного), имущества, гражданской ответственности организаций – источников повышенной опасности, гражданской ответственности перевозчиков, профессиональной ответственности, по добровольному страхованию от несчастных случаев и болезней, а также медицинскому страхованию. При этом установлено, что суммарный размер отчислений на указанные цели, включаемый в себестоимость продукции (работ, услуг), не может превышать 1% объема реализуемой продукции (работ, услуг).

Следовательно, суммы, уплаченные за страхование по отдельной квитанции при покупке билетов на проезд в командировку, не включаются в совокупный доход работника и относятся на себестоимость продукции в указанных размерах.

Если учесть, что выплаченные суммы относятся к дополнительным расходам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей, то, согласно п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ПФ РФ, утвержденному постановлением Правительства РФ от 07.05.97. № 546, страховые взносы на них не начисляются. Также не начисляются взносы и в другие внебюджетные фонды.

Когда характер командировки предусматривает необходимость каких-либо производственных расходов (например, телефонных переговоров, провоза багажа), руководителем предприятия до направления работника в командировку издается соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов. При этом данные затраты при наличии такого распоряжения и оправдательных первичных документов (счетов, квитанций) могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия. (Подробнее о порядке списания на себестоимость расходов по телефонным переговорам будет рассмотрено в подразделе 1.2.1.4).

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Можно ли отнести эту разницу на убытки как штрафы за нарушение условий хозяйственных договоров, если билет был приобретен по безналичному расчету за счет средств предприятия по договору с транспортным агентством?

При отмене командировки суммы, полученные под отчет на командировочные расходы, подлежат возврату в кассу предприятия в полном объеме.

В соответствии со статьей 108 Воздушного кодекса РФ от 19 марта 1997 г. № 60-ФЗ при отказе пассажира от полета позднее, чем за 24 часа до отправления, пассажир имеет право получить обратно уплаченную сумму с удержанием сбора, размер которого не может превышать 25% суммы, уплаченной за воздушную перевозку.